Warum Abrechnungsfehler so häufig sind

Das Abrechnungssystem in der Zahnmedizin ist komplex. Zwischen BEMA-Positionen für Kassenpatienten und GOZ-Ziffern für Privatpatienten gibt es hunderte Regelungen, Ausnahmen und Kombinationsvorschriften. Hinzu kommen regionale Unterschiede in der KZV-Prüfung und regelmäßige Änderungen in den Abrechnungsrichtlinien.

Die Folge: Selbst erfahrene Abrechnungskräfte machen Fehler. Und diese Fehler kosten die Praxis bares Geld – entweder durch entgangene Einnahmen oder durch Rückforderungen nach Prüfungen.

Häufige Fehler bei der BEMA-Abrechnung

  • Fehlende oder falsche Zuordnung von Leistungen zu Behandlungssitzungen
  • Vergessene Zuschlagspositionen bei besonderen Behandlungsumständen
  • Doppelte Abrechnung von Leistungen, die in einer Komplexgebühr enthalten sind
  • Fehlende Dokumentation bei Leistungen, die einer besonderen Begründung bedürfen
  • Überschreitung von Mengenbegrenzungen bei bestimmten Positionen

Häufige Fehler bei der GOZ-Abrechnung

  • Falsche Steigerungsfaktoren ohne nachvollziehbare Begründung
  • Analogbewertungen, die nicht sauber dokumentiert oder falsch gewählt sind
  • Fehlende Vereinbarung nach § 2 Abs. 1 und 2 GOZ bei Faktoren über 3,5
  • Unvollständige Rechnungen: Es fehlen Datum, Diagnose oder Zahnbezug

Heil- und Kostenpläne

Ein häufiger Fehler betrifft die Abweichung vom genehmigten HKP. Wird die Behandlung gegenüber dem Plan geändert – etwa durch zusätzliche Zähne oder eine andere Versorgungsart – muss ein Nachtrag gestellt werden. Unterbleibt das, kann die KZV die Abrechnung kürzen oder zurückweisen.

Ebenso problematisch: HKPs, die vor Genehmigung begonnen werden. Die Befundaufnahme und Planerstellung müssen abgeschlossen und genehmigt sein, bevor die Behandlung beginnt.

Dokumentation als Absicherung

Viele Abrechnungsprobleme lassen sich auf mangelhafte Dokumentation zurückführen. Die Faustregel: Was nicht dokumentiert ist, wurde nicht erbracht – zumindest aus Sicht der Prüfstellen. Das gilt insbesondere für:

  • Besondere Schwierigkeitsgrade, die eine höhere Bewertung rechtfertigen
  • Zeitangaben bei zeitabhängigen Leistungen
  • Begründungen für Analogbewertungen
  • Aufklärungsgespräche über Eigenanteile

Systematische Prävention

Einzelne Fehler sind unvermeidbar. Aber systematische Fehler lassen sich durch klare Prozesse reduzieren:

  • Vier-Augen-Prinzip: Abrechnungen vor der Einreichung von einer zweiten Person prüfen lassen
  • Regelmäßige Fortbildung der Abrechnungskräfte, insbesondere bei Richtlinienänderungen
  • Checklisten für komplexe Behandlungsfälle (ZE, PA, KFO)
  • Regelmäßiger Abgleich zwischen erbrachten Leistungen und abgerechneten Positionen

Eine saubere Abrechnung ist kein Verwaltungsthema – sie ist direkt umsatzrelevant. Praxen, die ihre Abrechnungsprozesse regelmäßig überprüfen, sichern sich einen messbaren finanziellen Vorteil.

Fazit

Abrechnungsfehler sind in der Zahnmedizin weit verbreitet und oft vermeidbar. Der Schlüssel liegt in guter Dokumentation, regelmäßiger Fortbildung und systematischen Kontrollen. Der Aufwand lohnt sich: Weniger Rückforderungen, weniger Streit mit Kostenträgern und eine bessere wirtschaftliche Grundlage für die Praxis.