NEUDie kaya Kunden-App entdecken

Zeit für die wichtigen Dinge.

kaya verwaltet, organisiert und plant dein Unternehmen. Kunden berichten von bis zu neun Stunden weniger Verwaltungsaufwand
pro Woche.
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Basierend auf Kundenerfahrungen. Die tatsächliche Entlastung hängt von den genutzten Abläufen, der Teamgröße und dem Automatisierungsgrad ab.

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kaya im Arbeitsalltag

Nutze kaya als perfekte Erweiterung zu deinen bisherigen Systemen.

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Diese Verbindungen werden nur dort eingerichtet, wo sie technisch vorgesehen und aus Datenschutzgründen zulässig sind. Umfang und übertragene Daten richten sich nach Unternehmen und Anwendungsfall.

  • Outlook
  • Google Kalender
  • Microsoft Teams
  • Make
  • Zapier
  • n8n
  • und weitere
„Es fühlt sich an, als hätten wir ein zusätzliches Teammitglied. Routineaufgaben laufen im Hintergrund – und wir haben endlich wieder mehr Zeit für unsere Kunden.“

Für Teams, bei denen Terminplanung und interne Abstimmung viel Zeit kosten.

Paket ansehen

So läuft es mit kaya

  1. Kunde fragt einen Termin an
  2. kaya prüft freie Personen und Räume
  3. Kunde bucht eine passende Zeit
  4. Team sieht Termin und Zuständigkeit
  5. Änderungen und Aufgaben bleiben sichtbar
14 Module enthalten
Rechenbeispiel für den gesamten Betrieb mit 10 Mitarbeitenden bei hohem Aufkommenca. 12 Std. pro Woche
So wurde gerechnet

Beispielrechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden und hohem Aufkommen: 120 Terminabstimmungen × angenommene 5 Minuten plus 60 interne Abstimmungen × angenommene 6 Minuten; bei 75 % Nutzung von kaya = 12 Stunden pro Woche.

Für Betriebe mit vielen Anrufen, E-Mails und Terminanfragen.

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So läuft es mit kaya

  1. Anruf oder E-Mail kommt an
  2. Anliegen wird dem Kontakt zugeordnet
  3. Rückruf oder Antwort wird vorbereitet
  4. Passender Termin wird angeboten
  5. Team sieht den nächsten Schritt
15 Module enthalten
Rechenbeispiel für den gesamten Betrieb mit 10 Mitarbeitenden bei hohem Aufkommenca. 15 Std. pro Woche
So wurde gerechnet

Beispielrechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden und hohem Aufkommen: 180 sonstige Anfragen × angenommene 5 Minuten plus 100 Terminanfragen × angenommene 3 Minuten; bei 75 % Nutzung von kaya = 15 Stunden pro Woche.

Für Teams, bei denen Dokumentation und Abrechnung viel Zeit kosten.

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So läuft es mit kaya

  1. Gespräch wird zum prüfbaren Entwurf
  2. Team prüft und ergänzt Ergebnisse
  3. Aufgaben und Unterlagen bleiben beim Vorgang
  4. Rechnung wird zur Freigabe vorbereitet
  5. Zahlungsstatus bleibt sichtbar
17 Module enthalten
Rechenbeispiel für den gesamten Betrieb mit 10 Mitarbeitenden bei hohem Aufkommenca. 12 Std. pro Woche
So wurde gerechnet

Beispielrechnung für einen Betrieb mit 10 Mitarbeitenden und hohem Aufkommen: 60 Dokumentationen × angenommene 12 Minuten plus 40 Rechnungsvorbereitungen × angenommene 6 Minuten; bei 75 % Nutzung von kaya = 12 Stunden pro Woche.

Ein Rundgang durch das kaya System.

Nach dem Rundgang hast du
alles Wichtige über kaya verstanden.

Der Rundgang ist auf Mobilgeräten nicht verfügbar. Bitte nutze einen Desktop oder Laptop.
01 / 24 Branchen · Entdecke deine

Bei deinen Patienten. Nicht ständig gestresst.

Für deinen Betrieb entdecken

Behandeln, ohne alles zu unterbrechen.

Patienten buchen online und geben wichtige Informationen vorab an. kaya nimmt telefonische Anliegen auf – dein Team kann sich um die Menschen vor Ort kümmern.

Nach dem Gespräch schon einen Schritt weiter.

Aus dem Gespräch entsteht ein Dokumentationsentwurf. Dein Team prüft und bestätigt ihn und behält die nächsten Schritte für die Nachbereitung im Blick.

Deine Branche entwickelt sich. kaya auch.

Wir entwickeln kontinuierlich weiter. Mit Erfahrungen aus deinem Alltag, passenden Abläufen und dem Anspruch, jeden Tag besser zu werden.

Workspace.

Du öffnest kaya und weißt sofort, was heute zählt.

Termine, Aufgaben, Nachrichten und offene Vorgänge laufen an einem Ort zusammen. Dein Team startet mit demselben Stand in den Tag.

Schau es dir an

Kommandozentrale.

Behalte Statistiken und Auslastung im Blick.

Für deine Kunden.

Startansicht der kaya Kunden-App

Vorgänge

Verlauf, Hinweise und nächste Schritte an einem Ort.

Self Check-in

Termine prüfen, verschieben und einchecken.

Termine buchen.

Terminart in der kaya Kunden-App wählen

Kunden-Chat

Sichere Kommunikation mit Unternehmen und Unternehmens-KI.

Kundenchat in der kaya Kunden-App

Signatur

Unterlagen mobil unterschreiben.

Digitale Signatur in der kaya App

Dokumente

Unterlagen empfangen und ablegen.

Digitale Dokumente in der kaya Kunden-App

Fragebögen

Formulare mobil ausfüllen.

Mehrere Profile

Ein Konto für mehrere Profile.

Mehrere Kundenprofile in der kaya Kunden-App

Für dein Team.

Startansicht der kaya Mitarbeiter-App

Kalender

Termine mobil einsehen und bearbeiten.

Kalenderansicht in der kaya Mitarbeiter-App

Chats

Kunden- und Teamchats.

Terminbuchung

Termine direkt für Kunden vergeben.

Transkription

Gespräche direkt mobil aufnehmen.

Transkription in der kaya Mitarbeiter-App

Aufgaben

Aufgaben zuweisen und im Verlauf behalten.

Arbeitszeit

Arbeitszeiterfassung in der App.

Arbeitszeiterfassung in der kaya Mitarbeiter-App

Abwesenheiten

Urlaub und Fortbildungen mobil eintragen.

Abwesenheiten in der kaya Mitarbeiter-App eintragen

Räume

Raumstatus und Kundenfluss im Blick.

Raumverwaltung in der kaya Mitarbeiter-App
KI-generierte Darstellung lächelnder Menschen in einer hellen ArbeitsumgebungKI-generiert

Keine Sorge.
Wir kümmern uns darum.

Demo vereinbaren
KI-generierte Darstellung eines Teams im persönlichen AustauschKI-generiert

Bei kaya arbeiten wir direkt mit den Unternehmen zusammen, die unser Produkt nutzen, und entwickeln gemeinsam die Zukunft digitaler Arbeitsabläufe.

Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,

Mit kaya bauen wir Software für Menschen, die Verantwortung tragen, damit du im Alltag mehr Zeit für deine Kunden, dein Team und deine eigentliche Arbeit gewinnst.

Die besten digitalen Abläufe entstehen für uns gemeinsam mit den Menschen, die sie jeden Tag nutzen. Deshalb arbeiten wir direkt mit Unternehmen zusammen, hören genau zu und entwickeln kaya entlang echter Anforderungen weiter.

Wir sind ein kleines, unabhängiges Entwicklerteam. Deine Rückmeldung landet nicht in einem anonymen Prozess, sondern bei den Menschen, die kaya bauen und jeden Tag verbessern. So bleiben Entscheidungen schnell, Wege kurz und Zusammenarbeit persönlich.

Der Markt für KI und Software entwickelt sich schnell. Wir sehen darin viele Möglichkeiten, folgen aber nicht jedem kurzfristigen Trend. Wir möchten Technologie schaffen, die verständlich, kontrollierbar und dauerhaft hilfreich bleibt.

Ein gutes Produkt und ein respektvoller Umgang gehören für uns zusammen. Wenn du kaya nutzt, sollst du wissen, wer dahintersteht, wen du erreichst und dass wir gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die zu deinem Unternehmen passt.

Liebe GrüßeKimon SchulzGeschäftsführer und Inhaber

Compliance, Datenschutz & Sicherheit

Strukturiert dokumentiert

kaya dokumentiert Datenschutz, Sicherheit und organisatorische Verantwortung strukturiert und nachvollziehbar. Die relevanten Konzepte und Nachweise werden abhängig vom eingesetzten Leistungsumfang bereitgestellt.

Für sensible Daten entwickelt

kaya wurde ursprünglich für den besonders sensiblen Gesundheits- und Therapiekontext entwickelt. Dieser hohe Anspruch bildet heute die Grundlage für den Einsatz in allen Branchen, in denen Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten besonders geschützt werden müssen.

Nachweise und Konzepte

Kaya verfügt über eine strukturierte Compliance-Dokumentation für Datenschutz, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Hosting, Informationssicherheit, Lieferkette, Notfallmanagement sowie operative Betriebsprozesse. Kunden erhalten die für ihren konkreten Einsatz relevanten Unterlagen im Rahmen der Vertragsunterlagen, des Adminbereichs oder auf Anfrage.

Verantwortung auf allen Ebenen

Der Sicherheitsanspruch von kaya stammt aus der Medizin. Das System wurde für Gesundheits- und Behandlungsdaten konzipiert und kann deshalb auch in anderen datensensiblen Bereichen eingesetzt werden. Fachliche Unternehmensdaten werden in getrennten, der jeweiligen Organisation zugeordneten Instanzen verarbeitet. Zentrale Konto- und Betriebsdienste bleiben von Kunden-, Vorgangs- und Dokumentdaten getrennt.

Zum Schutz sensibler Daten setzt kaya auf verschlüsselte Übertragung, mehrstufige Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen sowie feld- und objektbezogene Schutzmechanismen. Betriebs-, Support- und Administrationszugriffe sind technisch und organisatorisch begrenzt.

KI-Funktionen werden dokumentiert, gekennzeichnet und entlang der relevanten Anforderungen des EU AI Act geprüft. KI kann vorstrukturieren, das Team entscheidet. Sensible Fach- und Kundendaten werden nicht zentral in einer gemeinsamen trainity-Cloud gespeichert.

KI- und Sprachverarbeitung sensibler Inhalte erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland. Unternehmensdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Externe öffentliche KI-Dienste sind kein Standardpfad für sensible Daten.

Die Menschen hinter kaya

Technologie, Vertrieb und Erfahrung aus sensiblen Arbeitsbereichen – gemeinsam entwickelt.

Porträt von Kimon Schulz

Kimon Schulz

Inhaber & Geschäftsführer · trainity GmbH

Systemarchitektur

Medizinisch geprägt, führte Kimons Weg vom deutschlandweiten Dentalimplantatvertrieb und der Begleitung und Schulung implantologischer Eingriffe zur Gründung der trainity GmbH und zur Entwicklung von kaya.

+49 178 2117211kimon@mykaya.de
Porträt von Tim Krey

Tim Krey

Head of Dr. Krey Digital

Vertrieb & wissenschaftliche Perspektive

Aufgewachsen in einer Medizinerfamilie in vierter Generation kennt Tim sowohl die Mitarbeiter- als auch die Geschäftsführerperspektive im Praxisalltag. Dieses Verständnis bringt er in den Generalvertrieb von kaya durch die Dr. Krey eG ein.

+49 175 3487767tim@kreydigital.de
Porträt von Dr. Torsten Krey

Dr. Torsten Krey

Vorstand · Dr. Krey eG

Kieferorthopädische Fachpraxis Dr. Torsten Krey & Dr. Johanna Franke

Als Kieferorthopäde mit drei Praxisstandorten kennt Dr. Torsten Krey die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Praxisalltags aus erster Hand. Seine Erfahrung und die genossenschaftliche Perspektive der Dr. Krey eG ergänzen kaya um das, was im täglichen Praxisbetrieb wirklich zählt.

info@kreydigital.de

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Aufgaben. Überall im Blick.

Aufgabenansicht der kaya App

Chats in jeder Sprache. kaya macht das.

Chats in jeder Sprache. kaya macht das.

Telefon-KI, die selbst handelt. Für echte Abläufe entwickelt.

Sie ruft Kunden eigenständig an, erinnert an Termine, legt Termine um und nimmt Anrufe jederzeit entgegen. Namen erkennt sie anhand des Klangbildes und ordnet sie semantisch im System zu.

kaya verbindet Telefon-KI mit Unternehmensabläufen und Dokumentation. KI- und Sprachverarbeitung sensibler Inhalte erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland.

Telefon-KI nimmt Anrufe entgegen, ruft Kunden an, erinnert an Termine und legt Abläufe um. KI-Anfragen werden im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland verarbeitet.

Gespräche direkt dokumentieren.

Transkriptionsansicht der kaya App