Nutzungsbedingungen Mitarbeiter-App

1. Anbieterin und Kontakt

Anbieterin der Kaya Mitarbeiter-App, der zugehörigen Website-Funktionen und neutraler App-Store-, Praxislisten-, Login- und Kopplungsfunktionen ist die trainity GmbH, August-Wilhelm-Kühnholz-Straße 5, 26135 Oldenburg, Deutschland.

Geschäftsführer: Kimon Schulz. Registergericht: Amtsgericht Oldenburg, HRB 222843. USt-ID: DE458902205.

Allgemeine Anfragen können an mail@mykaya.de gerichtet werden. Datenschutzanfragen können an datenschutz@mykaya.de gerichtet werden.

2. Einbeziehung, Vertragspartner und Rangfolge

Diese Nutzungsbedingungen werden Vertragsbestandteil, wenn Nutzerinnen und Nutzer ihnen in der Mitarbeiter-App, auf der Website, im App-Store-Kontext oder in einem sonstigen dafür vorgesehenen Prozess zustimmen oder sie vor Nutzung in zumutbarer Weise zur Kenntnis nehmen konnten und die Nutzung fortsetzen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Wenn eine ausdrückliche Zustimmung vorgesehen ist, darf die betroffene Funktion erst nach Zustimmung genutzt werden.

Vertragspartnerin für App-Download, App-Basisfunktionen, neutrale Praxis-Suche, neutrale Login- und Kopplungsfunktionen sowie öffentliche Website-Verlinkungen ist die trainity GmbH.

Für Beschäftigungs-, Dienst-, Praxis- und Rollenverhältnisse, fachliche Praxisprozesse, Patientendaten, Mitarbeiterberechtigungen, Arbeitszeit, Offboarding und sonstige fachliche Praxisinhalte bleibt die jeweilige Praxis, das MVZ, die Klinik oder sonstige Organisation verantwortlich, soweit nichts anderes ausdrücklich vereinbart ist.

Individuelle Verträge mit Praxen, MVZ, Kliniken oder sonstigen Kunden, insbesondere Softwareverträge, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, technische und organisatorische Maßnahmen, Leistungsbeschreibungen, Service Level, Modulfreigaben, Supportvereinbarungen und sonstige Vertragsanlagen, gehen diesen Nutzungsbedingungen vor, soweit sie denselben Gegenstand abweichend regeln. Diese Nutzungsbedingungen ersetzen keine individuellen Praxis- oder Kundenverträge und keine arbeits-, dienst- oder berufsrechtlichen Regelungen zwischen Nutzerinnen oder Nutzern und ihrer Praxis.

Für App-Downloads über Apple App Store oder Google Play gelten zusätzlich die jeweiligen Store-, Plattform-, Geräte- und Kontobedingungen. Zwingende Plattformregeln für App-Lizenz, Download, Zahlung, Erstattung, Geräteeinsatz, Store-Konto oder Store-Prüfung bleiben unberührt.

3. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für:

• die Kaya Mitarbeiter-App;
• die öffentliche Website mykaya.de, soweit dort auf die Mitarbeiter-App, diese Nutzungsbedingungen oder zugehörige Kaya-Funktionen verwiesen wird;
• app.mykaya.de, soweit dort neutrale Praxislisten-, Praxis-Such-, Login-, Kopplungs-, Support- oder Betriebsfunktionen für die Mitarbeiter-App bereitgestellt werden;
• Praxiszugangsanfragen, die über die Mitarbeiter-App ausgelöst oder vorbereitet werden;
• sonstige mitarbeiterbezogene App- oder Website-Funktionen, die ausdrücklich auf diese Nutzungsbedingungen verweisen.

Diese Nutzungsbedingungen gelten nicht für die Kaya Patienten-App und nicht für ärztliche, zahnärztliche, therapeutische oder sonstige fachliche Behandlungsverträge. Sie begründen keinen Anspruch auf Beschäftigung, Mitarbeit, Praxisaufnahme, Rollenfreigabe, Modulzugang, Patientendatenzugriff, Arbeitszeitbuchung oder sonstigen fachlichen Praxiszugang.

4. Systembild und Rollen

Kaya besteht aus zentral bereitgestellten Apps und getrennten Praxisinstanzen. Die Mitarbeiter-App wird zentral veröffentlicht, damit berechtigte Mitarbeitende und Praxisrollen nicht für jede Praxis eine eigene App installieren müssen.

app.mykaya.de kann neutrale Praxislisten, Praxis-Suche, Kopplungsstart, Support- oder Betriebsfunktionen bereitstellen. Fachliche Mitarbeiterkonten, Rollen, Memberships, Access Profiles, Module, Aufgaben, Arbeitszeit, Praxisorganisation, Patientendaten und medizinische Inhalte liegen auf der jeweiligen Praxisinstanz.

Nach Praxiswahl oder Kopplung kommuniziert die Mitarbeiter-App fachlich mit der jeweiligen Praxisinstanz. Fachliche Gesundheits-, Praxis- und Mitarbeiterdaten werden dadurch nicht zu einem zentralen medizinischen Datenbestand von trainity zusammengeführt.

Die jeweilige Praxis bleibt für ihren fachlichen Datenraum, medizinische Entscheidungen, Mitarbeiterzugriffe, Rollen, Einwilligungen, Aufbewahrungspflichten, Offboarding, lokale Organisation und interne Weisungen verantwortlich. trainity stellt Software, App, technische Basis, Support und vereinbarte Auftragsverarbeitung im jeweiligen Scope bereit.

5. Kein Notfall-, Diagnose- oder Behandlungsdienst

Kaya ist kein Notrufsystem, kein Rettungsdienst, kein Triage-System, kein medizinischer Diagnosedienst und kein Ersatz für ärztliche, zahnärztliche, therapeutische oder sonstige fachliche Behandlung.

Kaya wird nicht als eigenständiges Medizinprodukt, Diagnosewerkzeug oder Therapieentscheidungssystem bereitgestellt, soweit einzelne Funktionen nicht ausdrücklich und gesondert anders gekennzeichnet, vertraglich vereinbart und regulatorisch freigegeben sind. Kaya entscheidet nicht selbst über Diagnosen, Behandlungen, Prioritäten, Notfälle, Medikationen, Zugriffsfreigaben oder fachliche Entscheidungen.

Medizinische Notfälle oder dringende Anliegen sind über die jeweils vorgesehenen Praxis-, Bereitschafts- oder Rettungswege zu behandeln.

Kaya kann Nachrichten, Dokumente, Termine, Fragebögen, Unterschriften, Aufgaben, Workflows, Transkriptionen, KI-gestützte Strukturierung oder Praxisinformationen technisch unterstützen. Fachliche Entscheidungen, Sichtprüfungen und Freigaben bleiben bei der Praxis oder den jeweils berechtigten Fachpersonen.

6. Nutzung der Mitarbeiter-App

Die Kaya Mitarbeiter-App richtet sich an aktive Mitarbeitende, Praxisrollen und ausdrücklich berechtigte Hilfspersonen einer Praxis.

Das Herunterladen der App, das Finden einer Praxis oder das Absenden einer Zugangsanfrage begründet keinen Anspruch auf fachlichen Zugriff. Zugriff entsteht nur, wenn die jeweilige Praxisinstanz eine aktive Membership, geeignete Rolle, passendes Access Profile, freigegebene Module und gültige Berechtigungen bereitstellt.

Mitarbeitende müssen die internen Vorgaben ihrer Praxis beachten, insbesondere zu Vertraulichkeit, Berufsgeheimnissen, Datenschutz, BYOD, Gerätesperre, Arbeitszeit, Rollen, Offboarding, Umgang mit Patientendaten und Nutzung von KI- oder Transkriptionsfunktionen.

Sammelkonten, geteilte Passwörter, Weitergabe von Zugangsdaten, Nutzung durch nicht berechtigte Dritte und Zugriff nach Ende der Berechtigung sind untersagt. Bei Rollenwechsel, Ausscheiden, Geräteverlust oder Verdacht auf Missbrauch ist die Praxis unverzüglich zu informieren.

7. Nutzerpflichten

Nutzerinnen und Nutzer müssen:

• Zugangsdaten geheim halten und Geräte angemessen schützen;
• App, Betriebssystem und Sicherheitsfunktionen aktuell halten;
• keine fremden Accounts, Tokens, Geräte, Push-Zugänge oder Praxisverbindungen verwenden;
• keine technischen Schutzmaßnahmen umgehen;
• keine Angriffe, automatisierten Massenzugriffe, Scraping, Reverse Engineering außerhalb zwingender gesetzlicher Rechte oder Sicherheitsumgehung durchführen;
• keine rechtswidrigen, beleidigenden, bedrohenden, diskriminierenden, manipulativen, medizinisch gefährlichen oder fremde Rechte verletzenden Inhalte über Kaya übermitteln;
• keine Patientendaten, Berufsgeheimnisse oder Praxisinhalte in nicht freigegebene externe Tools kopieren;
• keine Screenshots, Exporte, Weiterleitungen oder Kopien erstellen, soweit dies gegen Praxisvorgaben, Datenschutz, Berufsgeheimnisse oder gesetzliche Pflichten verstößt;
• Störungen, Sicherheitsverdacht und unberechtigte Zugriffe unverzüglich melden.

trainity darf Zugänge, App-Funktionen oder einzelne technische Funktionen vorübergehend sperren, wenn dies zur Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Störungsbeseitigung, Wahrung gesetzlicher Pflichten oder Einhaltung von Kunden- und Praxisberechtigungen erforderlich ist.

8. Inhalte, Uploads und Kommunikation

Nutzerinnen und Nutzer bleiben für Inhalte verantwortlich, die sie über Kaya eingeben, hochladen, übermitteln oder veranlassen, soweit sie diese Inhalte selbst bereitstellen oder kontrollieren. Dazu können Nachrichten, Dateien, Bilder, Dokumente, Formulare, Freitext, Audio, Transkripte, Aufgaben, interne Notizen oder sonstige Kommunikationsinhalte gehören.

Nutzerinnen und Nutzer dürfen über Kaya keine Inhalte übermitteln, an denen sie nicht die erforderlichen Rechte oder Berechtigungen haben. Das gilt insbesondere für Patientendaten, Berufsgeheimnisse, personenbezogene Daten Dritter, urheberrechtlich geschützte Inhalte, strafbare Inhalte, Schadsoftware oder Inhalte, die Praxisprozesse, Patientensicherheit oder Rechte Dritter gefährden.

trainity darf Inhalte oder Zugriffe technisch blockieren, entfernen, sichern oder an die zuständige Praxis melden, soweit dies zur Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Vertragserfüllung, Rechtsverfolgung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder Wahrung von Praxisberechtigungen erforderlich ist. Fachliche Prüfpflichten der Praxis bleiben unberührt.

9. App-Nutzung, Updates und Verfügbarkeit

Die Mitarbeiter-App wird für unterstützte iOS- und Android-Versionen bereitgestellt. Ein Anspruch auf Nutzung mit jedem Gerät, jeder Betriebssystemversion, jedem App-Store-Konto, jeder Netzwerkumgebung oder jeder Praxis-IT besteht nicht.

trainity kann App-Updates, Sicherheitsupdates, technische Änderungen oder Funktionsanpassungen bereitstellen. Nutzerinnen und Nutzer müssen erforderliche Updates installieren, wenn ältere Versionen aus Sicherheits-, Datenschutz-, Kompatibilitäts- oder Store-Gründen nicht mehr unterstützt werden.

Eine bestimmte Verfügbarkeit der öffentlichen Website, der Mitarbeiter-App, der Login- und Kopplungsfunktionen oder einzelner Praxisinstanzen ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich im Kundenvertrag oder Service Level vereinbart wurde. Wartung, Updates, Providerstörungen, Netzstörungen, Praxisserver-Störungen, höhere Gewalt, Sicherheitsmaßnahmen oder App-Store-Einschränkungen können die Nutzung vorübergehend beeinträchtigen.

Push-Benachrichtigungen sind nur ein zusätzlicher Hinweisweg. Sie können ausbleiben, verspätet eintreffen oder durch Betriebssystem, Gerät, Store, Netzwerk oder Push-Anbieter eingeschränkt werden. Medizinisch oder organisatorisch wichtige Informationen müssen in der App oder direkt bei der Praxis geprüft werden.

10. App-Stores, Geräte und Drittanbieter

Apple, Google, Gerätehersteller, Betriebssystemanbieter, Push-Dienste, Netzbetreiber, Browser, Mailanbieter, Identity-Provider und sonstige Drittanbieter können eigene Bedingungen, technische Vorgaben, Prüfprozesse, Einschränkungen und Verfügbarkeiten haben. Diese liegen außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs von trainity, soweit trainity sie nicht selbst betreibt oder ausdrücklich verantwortet.

Für über Apple vertriebene Apps gilt zusätzlich: Wartung, Support, Produktansprüche, Datenschutz- und Sicherheitskommunikation sowie Ansprüche aus diesen Nutzungsbedingungen richten sich an trainity oder, soweit fachlich betroffen, an die jeweilige Praxis. Apple ist nicht verpflichtet, Wartung oder Support für Kaya zu leisten. Apple und verbundene Unternehmen können, soweit nach den Apple-Bedingungen vorgesehen, begünstigte Dritte dieser App-Lizenzregelungen sein.

Nutzerinnen und Nutzer dürfen die Mitarbeiter-App nur in Ländern, auf Geräten und über Konten nutzen, soweit dies nach anwendbarem Recht, Exportkontroll-, Sanktions-, Store- und Plattformregeln zulässig ist.

11. Inhalte, Rechte und geistiges Eigentum

Kaya, Software, Apps, Designs, Texte, Dokumentation, Logos, Marken, Schnittstellen, Workflows, Schutzregeln, technische Konzepte und sonstige trainity-Inhalte bleiben Eigentum oder Rechtebestand der trainity GmbH oder der jeweiligen Rechteinhaber.

Nutzerinnen und Nutzer erhalten nur ein einfaches, widerrufliches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Mitarbeiter-App und zugehörige Website-Funktionen im vorgesehenen Umfang zu nutzen. Eine Weitergabe, Vermietung, Unterlizenzierung, öffentliche Zugänglichmachung, Umgehung technischer Schutzmaßnahmen oder Nutzung für fremde nicht freigegebene Zwecke ist untersagt.

Rechte an Praxisdaten, Patientendaten, Dokumenten, Nachrichten, Prompts, Konfigurationen oder sonstigen Inhalten richten sich nach der jeweiligen Praxisverantwortung, dem Kundenvertrag, Datenschutzrecht und zwingenden gesetzlichen Vorgaben. trainity erhält daran nur die Rechte, die für Bereitstellung, Betrieb, Sicherheit, Support, Vertragserfüllung und Auftragsverarbeitung im vereinbarten Scope erforderlich sind.

12. Datenschutz und Vertraulichkeit

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Datenschutzhinweise der trainity GmbH unter https://mykaya.de/datenschutz sowie ergänzende Informationen in App, Praxisunterlagen und Kundenverträgen.

Für fachliche Praxisdaten ist grundsätzlich die jeweilige Praxis verantwortlich. trainity verarbeitet solche Daten nur im vereinbarten Scope, insbesondere als Auftragsverarbeiterin oder technische Dienstleisterin.

Nutzerinnen und Nutzer dürfen über Kaya erlangte Informationen nur im jeweiligen berechtigten Zweck nutzen. Mitarbeitende und sonstige Praxisrollen müssen Berufsgeheimnisse, Datenschutz, Vertraulichkeit und interne Praxisregeln einhalten.

13. Support, Meldungen und Kommunikation

Allgemeine Anfragen an trainity können an mail@mykaya.de gerichtet werden. Datenschutzanfragen können an datenschutz@mykaya.de gerichtet werden.

Fachliche Praxisanfragen, medizinische Anliegen, Terminfragen, Korrekturen von Praxisdaten, Rollenfreigaben, Mitarbeiterberechtigungen, Offboarding und Arbeitszeitfragen sind an die jeweilige Praxis zu richten, soweit nicht ausdrücklich trainity zuständig ist.

trainity kann rechtliche, technische oder sicherheitsrelevante Mitteilungen über Website, App, E-Mail, App-Store-Hinweis oder andere geeignete Kommunikationswege bereitstellen. Nutzerinnen und Nutzer müssen dafür sorgen, dass hinterlegte Kontaktdaten aktuell sind, soweit sie für Konto-, Sicherheits- oder App-Kommunikation genutzt werden.

14. Vertragsbeendigung, Löschung und Sperrung

Nutzerinnen und Nutzer können die App deinstallieren und, soweit technisch angeboten, ihren neutralen Kaya-Account löschen oder eine Löschung anfragen. Die Löschung eines Kaya-Accounts betrifft nicht automatisch Praxisdaten, Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitdaten, Dokumentationspflichten, Aufbewahrungspflichten oder Betroffenenrechte gegenüber einer Praxis.

Praxisdaten, Behandlungsunterlagen, Termine, Dokumente, Mitarbeiterdaten, Arbeitszeitdaten und fachliche Auditdaten bleiben im Verantwortungsbereich der jeweiligen Praxis und unterliegen den dort geltenden gesetzlichen und vertraglichen Regeln.

trainity kann neutrale Accounts, App-Zugänge oder Funktionen sperren oder beenden, wenn Nutzerinnen und Nutzer gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen, Missbrauch oder Sicherheitsrisiken bestehen, gesetzliche Pflichten dies erfordern oder eine Praxis die fachliche Berechtigung entzieht. Soweit eine Sperrung nur fachliche Praxisberechtigungen betrifft, entscheidet die jeweilige Praxis im eigenen Verantwortungsbereich.

15. Gewährleistung und Verbraucherrechte

trainity übernimmt keine Garantie für bestimmte medizinische, wirtschaftliche, organisatorische, arbeitsrechtliche oder rechtliche Ergebnisse, soweit eine Garantie nicht ausdrücklich schriftlich erklärt wurde.

Gesetzliche Mängelrechte, zwingende Verbraucherrechte, zwingende Rechte für digitale Produkte und zwingende Datenschutzrechte bleiben unberührt. Für Kundinnen und Kunden mit individuellem Kaya-Vertrag gelten ergänzend die dort vereinbarten Gewährleistungs-, Support-, Service-Level- und Mängelprozesse.

Bei unentgeltlich bereitgestellten öffentlichen Informationen, Demos, Vorschauen, Beta-Funktionen oder Testfunktionen schuldet trainity nur die Beschaffenheit, die ausdrücklich zugesagt oder nach zwingendem Recht geschuldet ist. Solche Funktionen können geändert, eingeschränkt oder beendet werden, soweit keine abweichende Vereinbarung besteht.

16. Haftung

trainity haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei übernommenen Garantien sowie in allen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet trainity nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Nutzung der jeweils bereitgestellten Kaya-Leistung überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Nutzerinnen und Nutzer regelmäßig vertrauen dürfen.

Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Zwingende datenschutzrechtliche Ansprüche bleiben unberührt.

trainity haftet insbesondere nicht für Schäden, soweit sie verursacht werden durch medizinische Entscheidungen der Praxis oder Nutzerinnen und Nutzer, unrichtige Angaben, unberechtigte Nutzung, unsichere Geräte, verlorene Zugangsdaten, lokale Praxis-IT, Netzstörungen, App-Store- oder Betriebssystemeinschränkungen, Drittanbieter außerhalb des trainity-Scope, unterlassene Updates, nicht freigegebene Praxisprozesse, fehlendes Offboarding oder Nutzung außerhalb des vorgesehenen Zwecks. Diese Einschränkung gilt nicht, soweit trainity nach den vorstehenden Absätzen zwingend haftet.

17. Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

trainity kann diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn dies wegen technischer Weiterentwicklung, neuer App-Funktionen, Sicherheitsanforderungen, geänderter Plattformregeln, gesetzlicher Änderungen, geänderter Rechtsprechung oder zur Klarstellung erforderlich ist.

Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise bekannt gegeben, zum Beispiel über Website, App, App-Store-Hinweis oder E-Mail. Wenn eine ausdrückliche Zustimmung erforderlich ist, kann trainity die weitere Nutzung von dieser Zustimmung abhängig machen. Widersprechen Nutzerinnen oder Nutzer einer erforderlichen Änderung, kann die Nutzung der betroffenen Funktionen beendet oder gesperrt werden.

Änderungen individueller Kundenverträge, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, technischer und organisatorischer Maßnahmen, Service Level oder Modulvereinbarungen richten sich nach den dort vereinbarten Regeln und werden durch diese öffentliche Fassung nicht einseitig ersetzt.

18. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Landes, in dem eine Verbraucherin oder ein Verbraucher den gewöhnlichen Aufenthalt hat, bleiben unberührt.

Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Oldenburg, soweit gesetzlich zulässig.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Die trainity GmbH ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Stand: 9. Juli 2026