Datenschutz im Produkt

Diese Datenschutzhinweise erklären, wie personenbezogene Daten im Kaya-System verarbeitet und geschützt werden. Sie betreffen Kaya Web auf der Praxisinstanz, die Kaya Patienten-App, die Kaya Mitarbeiter-App, app.mykaya.de sowie die zugehörigen Support-, Betriebs- und Sicherheitsfunktionen.

1. Verantwortlicher, Datenschutzkontakt und Rollen

Anbieter

trainity GmbH

Anschrift

August-Wilhelm-Kühnholz-Straße 5, 26135 Oldenburg

Geschäftsführer

Kimon Schulz

Register

Amtsgericht Oldenburg, HRB 222843

E-Mail

mail@mykaya.de

Datenschutzkontakt

datenschutz@mykaya.de

Website

https://mykaya.de

Für die zentralen Kaya-Dienste der trainity GmbH, insbesondere mykaya.de, app.mykaya.de, Kaya Meets, eigene System-E-Mails, interne CRM- und Betriebsfunktionen sowie neutrale Konto- und Verzeichnisdienste, ist die trainity GmbH Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Für fachliche Daten aus der Behandlung, Praxisorganisation und Patientenkommunikation ist die jeweilige Praxis Verantwortliche. Dazu gehören insbesondere Patientenakten, Behandlungsdaten, medizinische Dokumente, Praxis-Chats, Aufgaben, Termine, Formulare, Telefonnotizen und sonstige Gesundheitsdaten. Diese Daten werden in der jeweiligen Praxisinstanz und damit im Datenraum der Praxis verarbeitet. trainity betreibt dafür keine zentrale Gesundheitsdaten-Cloud und keinen zentralen Gesundheitsdatenbestand. Eine Verarbeitung durch Kaya-Inferenzressourcen findet nur zweckgebunden statt, wenn eine Praxis aktiv KI-, Speech- oder Telefon-KI-Funktionen nutzt.

Die Rolle der trainity GmbH ist auf die Bereitstellung der Kaya Software, neutrale Konto- und Verzeichnisdienste sowie eng begrenzte technische Betriebs- und Supportleistungen beschränkt. Soweit trainity bei Einrichtung, Updates, Störungsbeseitigung, Sicherheitsmaßnahmen oder dem funktionsfähigen Betrieb der Praxisinstanz unterstützt, erfolgt dies auf das notwendige technische Mindestmaß beschränkt, zweckgebunden, protokolliert und ohne regulären Zugriff auf fachliche Klartexte.

Patientinnen, Patienten und Mitarbeitende einer Praxis können sich mit Datenschutzanliegen jederzeit an ihre Praxis wenden. Die trainity GmbH unterstützt die Praxis technisch bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und sonstigen Betroffenenrechten, soweit Kaya-Systeme betroffen sind und die Unterstützung ohne fachliche Einsicht durch trainity erfolgen kann.

2. Grundmodell: getrennte Datenräume statt zentraler Gesundheitsdaten-Cloud

Kaya trennt zentrale Konto-, Verzeichnis-, Sicherheits- und Betriebsfunktionen von fachlichen Praxisdaten. Das System besteht aus zentralen Diensten für Konto, Verzeichnis, CRM, Betrieb und Sicherheit sowie aus getrennten Praxisinstanzen. Fachliche Praxisdaten werden grundsätzlich in der jeweils zugeordneten Praxisinstanz verwaltet.

Eine Praxisinstanz ist ein getrennter technischer Datenraum der Praxis. Sie enthält die fachlichen Funktionen, die lokale Datenhaltung, das lokale Berechtigungsmodell, aktivierte Module und die fachlichen Daten dieser Praxis.

app.mykaya.de unterstützt zentrale Konto-, Verzeichnis-, CRM-, Betriebs-, Sicherheits- und Bereitstellungsfunktionen. app.mykaya.de ist kein zentraler Speicher für Patientenakten, medizinische Dokumente oder Behandlungsdaten.

Die zentrale Plattform ist auf die erforderlichen Konto-, Verzeichnis-, Sicherheits- und Betriebsinformationen begrenzt. Fachliche Praxiszuordnungen und Behandlungsdaten werden grundsätzlich in der jeweiligen Praxisinstanz verwaltet.

3. Überblick über die Kaya-Bereiche

4. Welche Daten app.mykaya.de verarbeitet

app.mykaya.de verarbeitet personenbezogene Daten, soweit dies für Konto, Login, Sicherheit, Praxisverzeichnis, CRM, Kommunikation, Kaya Meets und den technischen Betrieb erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:

• neutrale Accountdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Login-Kennung, Verifizierungsstatus, Passwort- und Wiederherstellungsprozesse;
• technische Login-, Session-, Sicherheits- und Geräteinformationen, insbesondere Token-Status, Ablaufzeiten, letzter Zugriff, IP-Adresse, User-Agent und sicherheitsrelevante Ereignisse;
• Praxisverzeichnis- und Organisationsdaten wie Praxisname, Standort, Kontaktangaben, Domain, technische Verbindungsinformationen und freigegebene öffentliche Praxisinformationen;
• CRM- und Kommunikationsdaten der trainity GmbH, insbesondere Demo-, Preis-, Kontakt-, Vertrags- und Supportkommunikation;
• Betriebsdaten wie Serverregistrierung, Release-Versionen, gewünschter Zielzustand, Heartbeats, Health-Status, technische Warnungen und Deploy-Ereignisse;
• Planungs- und Meetingdaten für Kaya Meets, soweit Meetings angelegt oder durchgeführt werden.

app.mykaya.de verarbeitet keine Patientenakten, keine medizinischen Dokumente, keine Diagnosen, keine Behandlungsnotizen, keine fachlichen Praxis-Chats, keine Telefontranskripte und keine Gesundheitsdaten als zentralen Kaya-Datenbestand. Die zentrale Konto- und Verzeichnisebene ist von fachlichen Praxisdaten getrennt.

Fachliche Praxiszuordnungen, Wiedererkennung, Rollen und Praxiszugriffe werden grundsätzlich in der jeweiligen Praxisinstanz verwaltet. Zentrale Dienste verarbeiten nur die Informationen, die für Konto, Betrieb, Sicherheit und die bereitgestellten Funktionen erforderlich sind.

5. Kaya Web und die Praxisinstanz

Kaya Web ist die Web-Anwendung der jeweiligen Praxisinstanz. Hier verarbeitet die Praxis ihre fachlichen Daten in ihrem eigenen Datenraum. Je nach aktivierten Modulen können dort insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Patientenstammdaten, Kontaktdaten, Versicherungs- und Behandlungsbezug;
• Anamnesen, Befunde, Diagnosen, medizinische Notizen, Dokumente, Formulare, Fragebögen und Signaturen;
• Termine, Aufgaben, Workflows, Teamkommunikation, Praxis-Chats, interne Kommentare und Zuständigkeiten;
• Mitarbeiterdaten, Rollen, Standorte, Gruppen, Modulfreigaben, Arbeitszeit- und Organisationsdaten;
• Telefonie- und Telefon-KI-Ereignisse, soweit die Praxis diese Funktionen nutzt;
• technische Audit-, Sicherheits-, Zugriffs-, Backup-, Fehler- und Betriebsdaten der Praxisinstanz.

Die Praxisinstanz nutzt geschützte Verbindungen, lokale Rollen, getrennte Speicherbereiche und eigene Berechtigungsstrukturen. Fachliche Praxisdaten werden grundsätzlich in der jeweils zugeordneten Praxisinstanz verarbeitet.

Für sensible Praxisdaten setzt Kaya auf mehrere Schutzebenen: verschlüsselte Verbindungen, getrennte Praxisinstanzen, feld- und objektbezogene Schutzmechanismen, rollenbasierte Berechtigungen, Auditierung und technische Härtung.

Serverseitige Verarbeitung sensibler Inhalte erfolgt ausschließlich zweckgebunden, technisch freigegeben und auf die jeweils erforderliche Funktion begrenzt. Ein allgemeiner Zugriff auf fachliche Klartexte ist nicht vorgesehen.

6. Kaya Patienten-App

Die Kaya Patienten-App nutzt ein neutrales Kaya-Konto für Registrierung, Login und Wiederherstellung. Die zentrale Kontoebene dient dazu, dass Patientinnen und Patienten die App nach einem Gerätewechsel, nach Löschung der App oder nach erneuter Installation wieder sicher verwenden können.

Die Praxisliste ist neutral. Nach Auswahl einer Praxis läuft die Kopplung und die fachliche Nutzung direkt zwischen Patienten-App und der Praxisinstanz dieser Praxis. Dazu gehören je nach Freigabe der Praxis insbesondere Termine, Nachrichten, Dokumente, Fragebögen, Signaturen, Benachrichtigungen und sonstige Behandlungs- oder Patientenkontexte.

app.mykaya.de erhält für diese fachliche Nutzung keine zentrale Patientenakte und keine Behandlungsinhalte als zentralen Kaya-Datenbestand. Fachliche Praxisverbindungen werden grundsätzlich in der jeweiligen Praxisinstanz verwaltet. Wird eine lokale Praxisverbindung aus der App entfernt oder geht sie durch Neuinstallation verloren, muss sie erneut mit der jeweiligen Praxisinstanz aufgebaut werden.

Die Patienten-App verwendet technisch notwendige lokale Speicherungen auf dem Endgerät, insbesondere für Login-Zustand, ausgewählte Praxisverbindung, Sprache, Gerätesicherheit, verschlüsselte Schlüsselzustände und Push-Zuordnung. Diese Speicherungen dienen der sicheren App-Nutzung und werden nicht für Werbung, Tracking oder fremde Profilbildung eingesetzt.

Patientinnen und Patienten erhalten zwei Datenschutzebenen: Die trainity-Datenschutzhinweise betreffen zentrale Kaya-Konto-, App-Login-, app.mykaya.de-, Support- und Betriebsdaten. Die Datenschutzinformationen der jeweiligen Praxis betreffen fachliche Behandlungs-, Kommunikations-, Organisations- und Gesundheitsdaten in der Praxisinstanz. Die trainity-Hinweise ersetzen den Praxis-Datenschutzhinweis nicht.

7. Kaya Mitarbeiter-App

Die Kaya Mitarbeiter-App ist eine zentrale mobile App für Praxisteams. Sie ist fachlich aber an die jeweilige Praxisinstanz gebunden. Praxis- und Standortauswahl, aktive Staff-Memberships, Rollen, Gruppen, Module und die Freischaltung des Moduls mitarbeiter_app stammen aus der jeweiligen Praxisinstanz.

Nach Auswahl oder Kopplung einer Praxis verarbeitet die Mitarbeiter-App fachliche Daten direkt gegen die Praxisinstanz. Dazu gehören insbesondere Mitarbeiterprofil, Rollen, Aufgaben, Chats, Arbeitszeit, Kalender, Standorte, Patientenkontext, Push-Zuordnung, Dokumentzugriffe und sonstige Praxisfunktionen.

app.mykaya.de speichert und verarbeitet diese fachlichen Mitarbeiter-App-Daten nicht als zentraler Cloud-Speicher. Die App trennt zentrale Konto- und Verzeichnisfunktionen von praxisbezogener fachlicher Nutzung. Für die fachliche Nutzung gilt das Rollen-, Rechte-, Sicherheits- und Löschkonzept der jeweiligen Praxisinstanz.

Die Mitarbeiter-App kann lokale, technisch notwendige Speicherungen auf dem Endgerät verwenden, etwa für ausgewählte Praxisverbindung, aktive Organisation, Gerätesicherheit, Sprache, Login-Zustand, Push-Zuordnung und verschlüsselte lokale Schlüsselzustände. Diese Speicherungen dienen Sicherheit und Bedienbarkeit und werden nicht für Werbung, Tracking oder fremde Profilbildung eingesetzt.

8. Authentisierung, Sessions und Zugriffsschutz

Kaya verwendet zeitgemäße Authentisierungs-, Session- und Berechtigungsverfahren. Passwörter werden nicht unnötig durch Fachanwendungen verarbeitet. Sitzungen und Token sind zeitlich begrenzt und werden bei fehlender Berechtigung oder abgelaufener Sitzung beendet.

Fachliche Berechtigungen entstehen nicht allein durch einen zentralen Login. Maßgeblich sind die aktive Praxisverbindung, lokale Mitgliedschaften, Rollen, Gruppen, Modulrechte und Sicherheitsfreigaben der jeweiligen Praxisinstanz. Sensible Funktionen können zusätzliche Sicherheitsprüfungen und administrative Freigaben erfordern.

Technisch notwendige Cookies und lokale Speicherungen werden für Login, Session-Schutz, Sicherheit, Funktionsfähigkeit und ausdrücklich gewünschte Dienste eingesetzt. Rechtsgrundlage für Zugriffe auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 TDDDG, soweit die Speicherung oder der Zugriff für den gewünschten Dienst erforderlich ist. Kaya nutzt diese Speicherungen nicht für Marketing-Tracking.

9. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Für zentrale Kaya-Dienste der trainity GmbH erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag, Vertragsdurchführung, vorvertragliche Kommunikation, Konto, Login, App-Nutzung und angefragte Produktfunktionen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sicheren Betrieb, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse, CRM, B2B-Kommunikation, Nachvollziehbarkeit, IT-Sicherheit und Produktverbesserung ohne Marketing-Tracking;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis-, Mitwirkungs- und Sicherheitsmeldepflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine freiwillige Einwilligung eingeholt wird;
• § 25 Abs. 2 TDDDG für technisch notwendige Cookies und lokale Speicherungen.

Für Gesundheitsdaten und sonstige fachliche Praxisdaten ist die jeweilige Praxis Verantwortliche. Die Praxis verarbeitet diese Daten in ihrer Praxisinstanz im Rahmen ihrer Behandlung, Praxisorganisation, Dokumentation, Kommunikation und gesetzlichen Pflichten. Die hierfür maßgeblichen Rechtsgrundlagen ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und den Informationspflichten der Praxis, insbesondere aus Art. 6 DSGVO, Art. 9 DSGVO und den einschlägigen berufs-, sozial- und gesundheitsrechtlichen Vorgaben. Die trainity GmbH betreibt hierfür keine zentrale Gesundheitsdaten-Cloud und keinen zentralen Gesundheitsdatenbestand. Eine technische Unterstützung durch trainity ist auf Betrieb, Bereitstellung, Sicherheit, Updates und Fehlerbehebung der Praxisinstanz begrenzt. Soweit eine Praxis KI-, Speech- oder Telefon-KI-Funktionen nutzt, erfolgt die Inferenzverarbeitung nach den Abschnitten zu KI und Speech.

10. Support- und Administrationszugriffe

Support- und Administrationszugriffe dienen dem technischen Instanzbetrieb, nicht der fachlichen Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Sie sind auf das notwendige Mindestmaß begrenzt, etwa für Einrichtung, Erreichbarkeit, Updates, Sicherheitskonfiguration, Backup-/Restore-Fähigkeit, Störungsbeseitigung und die funktionsfähige Bereitstellung der Praxisinstanz auf der genutzten Infrastruktur.

Kaya setzt für solche Zugriffe auf Zweckbindung, Rollen- und Rechtekonzepte, Freigabeprozesse, Protokollierung, Zugriffsbeschränkung, Sperr- und Rotationsmöglichkeiten sowie getrennte administrative Zuständigkeiten. trainity nutzt Supportzugriffe nicht, um Patientenakten, Behandlungsinhalte, Praxis-Chats oder sonstige Gesundheitsdaten fachlich einzusehen oder auszuwerten.

Durch die Schutzarchitektur bedeutet ein technischer Betreiberzugriff auf Infrastruktur nicht automatisch einen fachlichen Klartextzugriff. Fachliche Inhalte werden durch technische und organisatorische Schutzmechanismen sowie zweckgebundene Verarbeitung abgesichert.

Soweit serverseitige Verarbeitung sensibler Inhalte für einzelne Funktionen erforderlich ist, erfolgt sie ausschließlich zweckgebunden und auf den jeweils erforderlichen Verarbeitungsvorgang begrenzt.

11. Telefonie und Telefon-KI

Bei aktivierter Telefonie oder Telefon-KI bleibt die jeweilige Praxis nutzungsberechtigt und verantwortlich für ihre Telefonnummern und Telefonieverträge. trainity stellt keine Telefonnummern bereit.

Der Kaya-Standardpfad für Telefon-KI ist praxisgebunden. Anrufereignisse, Telefon-KI-Verarbeitung und Ergebnisdaten werden im Datenraum der Praxis verarbeitet. Die Übertragung erfolgt über gesicherte, vom jeweiligen Anbieter unterstützte Transportverfahren.

Der Telefonieanbieter verarbeitet die für Verbindungsaufbau, Routing und Sprachtransport erforderlichen Rufnummern, Verbindungsdaten und Telefonie-Metadaten. Kaya übergibt im Standardpfad keine Patientenakten, keine strukturierten Kaya-Anwendungsdaten und keine KI-Modellanfragen an den Telefonieanbieter.

Telefon-Audio, Transkripte und KI-Kontext können Gesundheitsdaten sein, sobald sie Patientenbezug haben. Kaya behandelt diese Daten als besonders schutzbedürftig und verarbeitet sie im Gesundheitsdatenpfad praxisgebunden, protokollarm und ohne Inhaltslogs in zentralen Kaya-Systemen.

Vor einer patientenbezogenen KI-Verarbeitung erfolgt eine klare Information und, soweit für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang erforderlich, die Einholung einer ausdrücklichen Zustimmung. Ohne die erforderliche Freigabe wird der vorgesehene Alternativweg genutzt.

12. KI, Speech und Inferenzverarbeitung

Kaya nutzt KI- und Speech-Funktionen nur innerhalb klar abgegrenzter Datenflüsse. Gesundheitsbezogene KI-, Speech-to-Text- und Text-to-Speech-Verarbeitung erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland. Externe öffentliche KI- oder Speech-Dienste werden hierfür nicht als regulärer Verarbeitungsweg eingesetzt.

Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die eingesetzten Verfahren, Verantwortlichkeiten und Verarbeitungsscopes werden technisch, vertraglich und datenschutzrechtlich dokumentiert.

Dabei können gesundheitsbezogene Inhalte, insbesondere Telefon-Audio, Transkripte, Prompts, Praxis- und Patientenkontext oder Workflow-Kontext, für die konkrete Anfrage verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden und auf den jeweils erforderlichen Vorgang begrenzt. Die technische Protokollierung erfolgt nach dem Grundsatz der Datenminimierung; fachliche Inhalte sind nicht Bestandteil regulärer Betriebs- und Analyselogs.

Audioaufnahmen, Transkriptionen und strukturierte KI-Ausgaben für die Patientenkartei setzen voraus, dass die Praxis die betroffene Person offen informiert und die erforderliche ausdrückliche Zustimmung oder eine anderweitig tragfähige Rechtsgrundlage dokumentiert hat. Die Praxis bleibt für Rechtsgrundlage, Patienteninformation, Widerruf, Alternativweg und fachliche Übernahme der KI-Ergebnisse verantwortlich.

Soweit verschlüsselte Praxisdaten für solche KI- oder Workflow-Verarbeitung serverseitig benötigt werden, erfolgt die Verarbeitung zweckgebunden und technisch freigegeben. Daraus entsteht kein allgemeiner Klartextzugriff auf Praxis- oder Patientendaten.

Kaya-KI stellt keine medizinischen Diagnosen, gibt keine Therapie- oder Behandlungsempfehlungen und ersetzt keine ärztliche Beratung. Medizinische Entscheidungen und Auskünfte erfolgen ausschließlich durch das behandelnde Fachpersonal. Kaya unterstützt Kommunikation, Organisation, Dokumentation und administrative Praxisprozesse. Schutzmechanismen im Prompting und in der Produktgestaltung sind darauf ausgerichtet, medizinische Ratschläge und unzulässige Deutungen standardmäßig zu unterbinden. Die KI-Funktionen sind in den Vertrags- und Produktunterlagen an DSGVO, EU AI Act, AVV, TOMs, Human Oversight, Patiententransparenz und Praxisfreigaben ausgerichtet; maßgeblich ist der jeweils dokumentierte Nutzungsscope.

Wenn Kaya im administrativen Kontext Abrechnungspositionen vorschlägt, geschieht dies nur unterstützend und kontextbezogen auf Grundlage der Praxisdaten und einer deterministischen Abrechnungslogik. Die Auswahl, Prüfung, Freigabe und Verantwortung für Abrechnung, Dokumentation, medizinische Einordnung und Kommunikation verbleiben immer bei der Praxis.

Praxen können eigene Workflows konfigurieren, in denen KI-Ausgaben Abläufe vorbereiten, strukturieren oder anstoßen. Die sachgemäße Einrichtung, Freigabe, Überwachung und Nutzung solcher Workflows liegt in der Verantwortung der jeweiligen Praxis. Kaya stellt hierfür technische Schutzmechanismen, Protokollierung, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie die vereinbarten TOMs und vertraglichen Grundlagen bereit.

Für Text-to-Speech kann eine Praxis im Rahmen ihrer Telefon-KI eigene Stimmen erzeugen oder nutzen lassen. Dabei können Audiodaten zur Stimmerzeugung an die Kaya-Inferenzressourcen übermittelt werden. Die Praxis ist dafür verantwortlich, nur Stimmen und Audiodaten von Personen zu verwenden, die hierfür ausdrücklich zugestimmt haben, und keine Stimmen Dritter ohne entsprechende Berechtigung einzusetzen. Die erzeugten Stimmen dürfen nur im rechtlich zulässigen, vereinbarten Praxiszweck verwendet werden.

Optionale Medienfunktionen, etwa für generische Avatar- oder Aufklärungsinhalte, sind nicht für individuelle Patientendaten bestimmt. Sie werden getrennt von Gesundheitsdaten behandelt und dürfen nicht mit Patientenbildern, Patientenstimmen, patientenbezogenen Prompts oder Gesundheitsdaten befüllt werden.

13. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen der Kaya Patienten-App und Kaya Mitarbeiter-App sind so gestaltet, dass externe Push-Transportdienste keine fachlichen Inhalte, keine Patientennamen und keine Gesundheitsdaten erhalten. Push-Payloads enthalten neutrale Texte, technische Kennungen und eine Benachrichtigungs-ID.

Fachlicher Kontext wird erst nach Authentisierung in der jeweiligen App aus der Praxisinstanz nachgeladen. Push-Tokens werden bei der jeweiligen Praxisinstanz registriert und dienen ausschließlich der technischen Zustellung angeforderter Benachrichtigungen.

Benachrichtigungsrouten sind zeitlich begrenzt. Geöffnete oder abgelaufene Routen werden nach Ablauf der vorgesehenen Fristen gelöscht. Push-Tokens werden widerrufen, wenn sie über einen längeren Zeitraum nicht erneuert werden, und anschließend gelöscht. Bei Logout, Gerätewechsel oder Entzug der Berechtigung werden Push-Zuordnungen deaktiviert oder entfernt.

14. E-Mail und Praxisnachrichten

Die trainity GmbH verwendet E-Mail für eigene System- und Betriebskommunikation, insbesondere Registrierung, Verifizierung, Login-, Sicherheits-, Demo-, Vertrags- und Supportkommunikation. Der Versand erfolgt über eigene E-Mail-/SMTP-Infrastruktur und beauftragte E-Mail-Dienstleister der trainity GmbH.

Praxisnachrichten aus der jeweiligen Praxisinstanz laufen über die Kommunikationsanbieter und SMTP-Zugangsdaten der Praxis, wenn die Praxis solche Anbieter in ihrer Instanz hinterlegt. Diese Anbieter sind dann Anbieter der Praxis und nicht Subunternehmer der trainity GmbH für den Versand der jeweiligen Praxisnachrichten.

Kaya ist darauf ausgerichtet, fachliche Gesundheitsdaten nicht über zentrale trainity-System-E-Mails zu versenden. Für medizinische Kommunikation, Praxisnachrichten und patientenbezogene Inhalte gelten die Freigaben, Einstellungen und Datenschutzinformationen der jeweiligen Praxis.

15. Kaya Meets und Videomeetings

Kaya Meets ist ein eigener Meeting-Dienst der trainity GmbH für Produktdemos, Abstimmungen, Support, Kundenkommunikation und interne Organisation. Bei Planung und Durchführung eines Meetings werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Meeting-Titel, Raum-ID, Token, Startzeit, Dauer, Status, Teilnehmerdaten, Join-/Leave-Zeiten sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet.

Kamera, Mikrofon und Bildschirmfreigabe werden nur nach Freigabe im Browser oder Betriebssystem genutzt. Eine dauerhafte Aufzeichnung von Kaya Meets findet nicht statt. Chat- und Raumzustände werden nur verarbeitet, soweit dies für das jeweilige Meeting technisch erforderlich ist.

16. Backups, Wiederherstellung und Datenverfügbarkeit

Praxisinstanzen verfügen über eigene Backup- und Wiederherstellungsprozesse. Backups dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen, Sicherheitsereignissen, Fehlbedienung oder Infrastrukturproblemen. Sie werden getrennt vom zentralen app.mykaya.de-Datenraum geführt und gehören zum Datenraum der jeweiligen Praxisinstanz.

Kaya setzt für Praxisinstanzen auf verschlüsselte Sicherungen, beschränkte Retention, automatische Bereinigung, Zugriffsbeschränkung und überprüfbare Wiederherstellungsprozesse. Backup-Metadaten, die für den Betrieb sichtbar sind, enthalten keine Backup-Inhalte, keine fachlichen Dateilisten und keine Gesundheitsdaten.

Löschungen wirken zunächst auf die produktiven Datenbestände. Sicherheitskopien werden im Rahmen der jeweiligen Backup-Retention überschrieben oder bereinigt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsvorfälle oder vertraglichen Nachweispflichten entgegenstehen.

17. Logs, Audit und Nachvollziehbarkeit

Kaya unterscheidet technische Logs und fachliche Auditdaten. Technische Logs dienen Betrieb, Stabilität, Sicherheit, Missbrauchsschutz und Fehleranalyse. Sie enthalten nach Möglichkeit nur technische Informationen wie Zeitpunkte, Status, Fehlerklassen, pseudonyme Kennungen, Routen, Versionsstände und Betriebsereignisse.

Fachliche Inhalte sind nicht Bestandteil der regulären Betriebs- und Analyselogs. Soweit für klar definierte Support- oder Sicherheitsfälle zusätzliche Informationen erforderlich sind, gelten gesonderte Zugriffs-, Zweckbindungs- und Löschregelungen. Für administrative und sicherheitsrelevante Aktionen werden Auditdaten geführt, damit Zugriffe, Änderungen und Freigaben nachvollziehbar bleiben.

Serverlogs zentraler Kaya-Dienste werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern kein Sicherheitsereignis, Missbrauchsverdacht, technischer Vorfall oder gesetzlicher Nachweiszweck eine längere Speicherung erfordert. Für Praxisinstanzen gelten die mit der jeweiligen Praxis vereinbarten Retentions- und Auditvorgaben.

18. Löschung, Sperrung und Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck, die Vertragserfüllung, die Sicherheit, die Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

• Zentrale Kaya-Kontodaten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn das Konto nicht mehr benötigt wird und keine Aufbewahrungs- oder Sicherheitsgründe entgegenstehen.
• Fachliche Praxisdaten werden nach den Vorgaben und gesetzlichen Pflichten der jeweiligen Praxis gelöscht, gesperrt oder archiviert.
• Push-Routen, Push-Tokens, Sessiondaten und technische Kurzzeitdaten werden nach Ablauf der vorgesehenen technischen Fristen gelöscht oder widerrufen.
• Serverlogs werden grundsätzlich zeitlich begrenzt gespeichert und bei Sicherheitsvorfällen nur zweckgebunden länger aufbewahrt.
• Backups werden über ihre Retention bereinigt; produktive Löschungen werden nicht durch zentrale Kaya-Systeme in fachliche Praxisdaten zurückgespielt.
• Handels-, steuer-, berufs- oder gesundheitsrechtliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

19. Betroffenenrechte und Unterstützung der Praxis

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen.

Für zentrale Dienste der trainity GmbH können Rechte direkt gegenüber der trainity GmbH geltend gemacht werden. Für fachliche Praxisdaten ist die jeweilige Praxis der richtige Ansprechpartner. Die trainity GmbH unterstützt die Praxis technisch und organisatorisch, soweit dies zur Bearbeitung eines Betroffenenanliegens in Kaya erforderlich ist.

Zur eindeutigen Zuordnung und zum Schutz vor unberechtigter Auskunft können angemessene Identitäts- und Berechtigungsprüfungen erforderlich sein. Daten anderer Personen, Daten anderer Praxen, Sicherheitsgeheimnisse und Rechte Dritter werden dabei geschützt.

20. Empfänger, Subunternehmer und praxis-eigene Anbieter

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger übermittelt, soweit dies für Bereitstellung, Betrieb, Sicherheit, Support, Kommunikation, Telefonie, Push-Transport, Meeting-Funktionen oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein:

• berechtigte Mitarbeitende und Administratoren der trainity GmbH;
• die jeweilige Praxis und berechtigte Nutzerinnen und Nutzer ihrer Praxisinstanz;
• von trainity selbst betriebene Kaya-Inferenzressourcen für LLM, Speech-to-Text und Text-to-Speech, soweit die jeweilige Praxis diese Funktionen nutzt;
• Hosting-, Infrastruktur-, DNS-, Domain- und E-Mail-Dienstleister;
• Telefonie- und SIP-Anbieter bei aktivierter Telefonie oder Telefon-KI;
• Push-Transportdienste der jeweiligen Mobilplattform;
• Meeting-Teilnehmer, soweit Daten für Einladung, Durchführung und Nachvollziehbarkeit eines Meetings erforderlich sind;
• optionale Medien- und Funktionsanbieter bei aktivierten, nicht gesundheitsdatenbezogenen Medienfunktionen;
• Behörden, Gerichte, Versicherer, Berater oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht oder Rechte geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden.

Eine aktuelle Übersicht über Subunternehmer und externe Dienste steht unter Subunternehmer und externe Dienste. Anbieter, die eine Praxis selbst beauftragt und in ihrer eigenen Praxisinstanz hinterlegt, insbesondere SMTP-, SIP-, Telefonie- oder Kommunikationsanbieter, sind für diese Praxisverarbeitung Anbieter der Praxis und nicht Subunternehmer der trainity GmbH.

Die trainity GmbH verkauft keine personenbezogenen Daten und gibt personenbezogene Daten nicht für fremde Werbung weiter.

21. Drittlandübermittlungen

Kaya betreibt zentrale Dienste und Praxisinstanzen im dokumentierten Standard über sorgfältig ausgewählte Infrastruktur in Deutschland beziehungsweise der Europäischen Union. Bei einzelnen Diensten können gleichwohl Übermittlungen oder Zugriffe außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere bei Mobilplattformen, Push-Transportdiensten oder optionalen Medien- und Funktionsanbietern.

Solche Übermittlungen erfolgen nur auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage. Wo eine Praxis eigene Anbieter nutzt, bewertet und verantwortet die Praxis deren Datenübermittlungen im Rahmen ihrer eigenen Verarbeitung.

22. Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Kaya ist für den Einsatz im sensiblen Praxisumfeld konzipiert. Die Schutzmaßnahmen kombinieren Architektur, Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Betriebssicherheit und organisatorische Prozesse. Dazu gehören insbesondere:

• getrennte Praxisinstanzen mit eigener Datenhaltung, eigenen Schutzmechanismen und eigenem Berechtigungsraum;
• Transportverschlüsselung für Web-, App-, API-, Meeting- und Telefoniepfade;
• feld- und objektbezogene Verschlüsselung für sensible fachliche Inhalte;
• getrennte Login-, Session- und Schutzmechanismen für sensible Inhalte;
• zweckgebundene serverseitige Verarbeitung freigegebener Funktionen ohne allgemeinen Klartextzugriff;
• rollenbasierte Berechtigungen, lokale Mitgliedschaften, Modulrechte, zusätzliche Sicherheitsprüfungen und administrative Zugriffsbeschränkungen;
• kontrollierte Infrastruktur in Deutschland für gesundheitsbezogene KI-, Speech-to-Text- und Text-to-Speech-Verarbeitung im Standardbetrieb;
• keine Trainingsnutzung von Praxis- oder Patientendaten und keine fachlichen Inhalte in regulären Betriebs- und Analyselogs;
• KI-Schutzmechanismen gegen medizinische Diagnosen, Therapieempfehlungen und unzulässige medizinische Deutungen durch Kaya-KI;
• neutrale Push-Payloads ohne Patientennamen, Gesundheitsdaten oder fachliche Inhalte;
• gehärtete Praxisserver, getrennte interne Dienste, Firewall-Regeln, beschränkte öffentliche Endpunkte und sichere Release-Prozesse;
• verschlüsselte Backups, begrenzte Retention, Wiederherstellungsprozesse und technische Evidence-Metadaten ohne Backup-Inhalte;
• technische Log-Reduktion, Auditierung sicherheitsrelevanter Aktionen und Trennung von Betriebslogs und fachlichen Klartexten;
• Zweckbindung, Freigabe, Protokollierung und Begrenzung von Support- und Administrationszugriffen;
• regelmäßige Aktualisierung von Sicherheitskonfiguration, Abhängigkeiten, Betriebsprozessen und Datenschutzunterlagen.

23. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Kaya trifft im Rahmen der hier beschriebenen Produkt-, App- und Betriebsfunktionen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. KI-Funktionen unterstützen Kommunikation, Organisation, Dokumentation, Zusammenfassung, Telefonie, administrative Workflows und Abrechnungsvorbereitung. Kaya-KI stellt keine medizinischen Diagnosen, gibt keine Therapie- oder Behandlungsempfehlungen und ersetzt keine ärztliche Beratung. Medizinische Bewertung, Behandlung, Auskunft, Freigabe, Workflow-Nutzung und Abrechnung verbleiben bei der jeweiligen Praxis und den dort berechtigten Personen.

24. Verhältnis zu weiteren Datenschutzinformationen

Diese Hinweise beschreiben den Datenschutz im Kaya-Produkt. Ergänzend gelten die Datenschutzerklärung für mykaya.de und app.mykaya.de, die Subunternehmerübersicht sowie die Datenschutzinformationen der jeweiligen Praxis für die fachliche Behandlung, Praxisorganisation und Patientenkommunikation.

Bei Abweichungen zwischen allgemeinen Produktinformationen und den konkreten Datenschutz- und Vertragsunterlagen einer Praxis ist der tatsächlich aktivierte Leistungsumfang der jeweiligen Praxisinstanz maßgeblich.

25. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die trainity GmbH ist insbesondere zuständig:

Aufsichtsbehörde

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Anschrift

Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

Telefon

0511 120-4500

E-Mail

poststelle@lfd.niedersachsen.de

Website

https://www.lfd.niedersachsen.de

26. Änderungen dieser Hinweise

Die trainity GmbH passt diese Datenschutzhinweise an, wenn sich das Kaya-System, die eingesetzten Dienste, die Verarbeitungsvorgänge, die Sicherheitsmaßnahmen oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026