
NEUDen persönlichen Kundenservice entdecken
Mehr Zeit auf der Fläche. Näher an den Menschen.
kaya verbindet Beratungswünsche, vereinbarte Termine, Rückrufe und Kundeninformationen für Fachhandel – damit persönlicher Service nicht an der Ladentür endet.

Kundenkontakte, Kommunikation, Termine und Teamaufgaben laufen zusammen. Kasse, Warenbestand, Bestellung und Preisführung bleiben in den vorhandenen Handelssystemen. eRechnungen lassen sich aus freigegebenen Rechnungsangaben vorbereiten und direkt an den vorgesehenen Empfänger versenden.
Ergänzt Kasse, Warenwirtschaft und Onlineshop um den persönlichen Kundenkontakt.
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Diese Verbindungen werden nur dort eingerichtet, wo sie technisch vorgesehen und aus Datenschutzgründen zulässig sind. Umfang und übertragene Daten richten sich nach Unternehmen und Anwendungsfall.
Outlook
Google Kalender
Microsoft Teams
Make
Zapier
n8n
- und weitere
Wenn eine Kundin erneut kommt, sollte sie nicht noch einmal erklären müssen, was sie sucht und welche Rückmeldung vereinbart war.
Persönlicher Service über den Besuch hinaus.
Beratung vorbereiten. Rückfragen übernehmen. Zusagen nachhalten.
Gut beraten beginnt vor dem Besuch.
kaya verbindet Beratungswünsche mit Terminen und Kundeninformationen. Dein Team kann sich vorbereiten, bevor der Kunde im Laden steht.
Persönlicher Service geht nach dem Einkauf weiter.
Rückrufe und offene Anliegen bleiben nachvollziehbar. Auch bei einer Übergabe weiß die nächste Person, was dem Kunden wichtig ist.
Workspace.
Vor Ladenöffnung sind Rückrufe und Beratungstermine klar.
Reservierte Beratungszeiten, Abholrückfragen und offene Kundenanliegen stehen für Fläche und Büro gemeinsam bereit.

Servicequalität jenseits der Kasse sichtbar machen.
Beratungstermine, offene Rückmeldungen und Teamaufgaben zeigen, wo persönliche Betreuung weitergeht; Umsatz und Bestand bleiben in den Handelssystemen.
Für deine Kundinnen und Kunden.

Vorgänge
Beratungsanliegen und vereinbarte nächste Schritte im Blick.
kMusterunternehmenaktiv
Vorgangsplan
Umsetzung
83%Self Check-in
Zu einem vereinbarten Termin unkompliziert einchecken.
Heute09:40
12
Juli
BeratungMusterunternehmen
Besprechungsraum 2Check-in bereit
Persönliche Beratung passend zum Anliegen anfragen.

Kunden-Chat
Rückfragen sicher mit dem Geschäft klären.

Signatur
Vereinbarungen oder Serviceunterlagen mobil unterschreiben.

Dokumente
Freigegebene Informationen geschützt empfangen.

Fragebögen
Wünsche und benötigte Angaben vorab übermitteln.
Formular72%
Fragebogen
Bedarfsanalyse
Welche Leistung?
Beratung & ServiceBevorzugter Kontakt?
Per E-MailBereit zum Senden
Mehrere Profile
Profile für betreute Angehörige geordnet verwalten.

Für Verkauf, Beratung und Service.

Kalender
Termine und Änderungen auch auf der Fläche sehen.

Chats
Kundenbezogene Absprachen sicher im Team teilen.
Terminbuchung
Beratungstermine direkt mit Kunden vereinbaren.
Kunde09:40
MS
Mara Schulz
Beratung buchenHeute
Raum
Meetingraum 2Termin vorbereitet
Transkription
Gesprächsergebnisse unmittelbar festhalten.

Aufgaben
Rückrufe und Serviceaufgaben klar zuweisen.
Heute
Nächste Aufgabe
Angebot prüfenKundenservice
Rückmeldung bestätigtProjektleitung
Dokument freigebenTeam
Raum 2 vorbereitenTeam ist informiert
Arbeitszeit
Arbeitszeiten mobil erfassen.
Abwesenheiten
Abwesenheiten transparent im Team planen.

Räume
Beratungsbereiche und Kundenfluss gemeinsam überblicken.


Bei kaya arbeiten wir direkt mit den Unternehmen zusammen, die unser Produkt nutzen, und entwickeln gemeinsam die Zukunft digitaler Arbeitsabläufe.
Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,
Mit kaya bauen wir Software für Menschen, die Verantwortung tragen, damit du im Alltag mehr Zeit für deine Kunden, dein Team und deine eigentliche Arbeit gewinnst.
Die besten digitalen Abläufe entstehen für uns gemeinsam mit den Menschen, die sie jeden Tag nutzen. Deshalb arbeiten wir direkt mit Unternehmen zusammen, hören genau zu und entwickeln kaya entlang echter Anforderungen weiter.
Wir sind ein kleines, unabhängiges Entwicklerteam. Deine Rückmeldung landet nicht in einem anonymen Prozess, sondern bei den Menschen, die kaya bauen und jeden Tag verbessern. So bleiben Entscheidungen schnell, Wege kurz und Zusammenarbeit persönlich.
Der Markt für KI und Software entwickelt sich schnell. Wir sehen darin viele Möglichkeiten, folgen aber nicht jedem kurzfristigen Trend. Wir möchten Technologie schaffen, die verständlich, kontrollierbar und dauerhaft hilfreich bleibt.
Ein gutes Produkt und ein respektvoller Umgang gehören für uns zusammen. Wenn du kaya nutzt, sollst du wissen, wer dahintersteht, wen du erreichst und dass wir gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die zu deinem Unternehmen passt.

Compliance, Datenschutz & Sicherheit
Strukturiert dokumentiert
kaya dokumentiert Datenschutz, Sicherheit und organisatorische Verantwortung strukturiert und nachvollziehbar. Die relevanten Konzepte und Nachweise werden abhängig vom eingesetzten Leistungsumfang bereitgestellt.
Für sensible Daten entwickelt
kaya wurde ursprünglich für den besonders sensiblen Gesundheits- und Therapiekontext entwickelt. Dieser hohe Anspruch bildet heute die Grundlage für den Einsatz in allen Branchen, in denen Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten besonders geschützt werden müssen.
Nachweise und Konzepte
Kaya verfügt über eine strukturierte Compliance-Dokumentation für Datenschutz, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Hosting, Informationssicherheit, Lieferkette, Notfallmanagement sowie operative Betriebsprozesse. Kunden erhalten die für ihren konkreten Einsatz relevanten Unterlagen im Rahmen der Vertragsunterlagen, des Adminbereichs oder auf Anfrage.
Verantwortung auf allen Ebenen
Der Sicherheitsanspruch von kaya stammt aus der Medizin. Das System wurde für Gesundheits- und Behandlungsdaten konzipiert und kann deshalb auch in anderen datensensiblen Bereichen eingesetzt werden. Fachliche Unternehmensdaten werden in getrennten, der jeweiligen Organisation zugeordneten Instanzen verarbeitet. Zentrale Konto- und Betriebsdienste bleiben von Kunden-, Vorgangs- und Dokumentdaten getrennt.
Zum Schutz sensibler Daten setzt kaya auf verschlüsselte Übertragung, mehrstufige Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen sowie feld- und objektbezogene Schutzmechanismen. Betriebs-, Support- und Administrationszugriffe sind technisch und organisatorisch begrenzt.
KI-Funktionen werden dokumentiert, gekennzeichnet und entlang der relevanten Anforderungen des EU AI Act geprüft. KI kann vorstrukturieren, das Team entscheidet. Sensible Fach- und Kundendaten werden nicht zentral in einer gemeinsamen trainity-Cloud gespeichert.
KI- und Sprachverarbeitung sensibler Inhalte erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland. Unternehmensdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Externe öffentliche KI-Dienste sind kein Standardpfad für sensible Daten.
Die Menschen hinter kaya
Technologie, Vertrieb und Erfahrung aus sensiblen Arbeitsbereichen – gemeinsam entwickelt.

Kimon Schulz
Inhaber & Geschäftsführer · trainity GmbH
Systemarchitektur
Medizinisch geprägt, führte Kimons Weg vom deutschlandweiten Dentalimplantatvertrieb und der Begleitung und Schulung implantologischer Eingriffe zur Gründung der trainity GmbH und zur Entwicklung von kaya.
+49 178 2117211kimon@mykaya.de
Tim Krey
Head of Dr. Krey Digital
Vertrieb & wissenschaftliche Perspektive
Aufgewachsen in einer Medizinerfamilie in vierter Generation kennt Tim sowohl die Mitarbeiter- als auch die Geschäftsführerperspektive im Praxisalltag. Dieses Verständnis bringt er in den Generalvertrieb von kaya durch die Dr. Krey eG ein.
+49 175 3487767tim@kreydigital.de
Dr. Torsten Krey
Vorstand · Dr. Krey eG
Kieferorthopädische Fachpraxis Dr. Torsten Krey & Dr. Johanna Franke
Als Kieferorthopäde mit drei Praxisstandorten kennt Dr. Torsten Krey die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Praxisalltags aus erster Hand. Seine Erfahrung und die genossenschaftliche Perspektive der Dr. Krey eG ergänzen kaya um das, was im täglichen Praxisbetrieb wirklich zählt.
info@kreydigital.deMehr für persönlichen Handel
Rückruf, Beratung, Abholung. Mit klarer Zuständigkeit.

Kundenservice, der auch nach dem Ladenbesuch erreichbar bleibt.
Kundenservice, der auch nach dem Ladenbesuch erreichbar bleibt.
Anliegen aufnehmen, während auf der Fläche beraten wird.
Die Telefon-KI erfasst Termin- und Rückrufwünsche und leitet sie an den passenden Bereich weiter.
Aussagen zu Bestand, Preis, Produktpassung oder Verfügbarkeit bestätigt weiterhin das Team im Geschäft.
Die Telefon-KI organisiert den Kontakt; Produkt-, Preis- und Bestandszusagen bleiben beim Geschäft.
Beratungswünsche festhalten, bevor Details verloren gehen.

