
NEUDen digitalen Kundenkontakt entdecken
Gute Arbeit beim Kunden. Weniger Büro danach.
kaya verbindet Anfragen, Vor-Ort-Termine, Absprachen und Teamaufgaben für Tischlerei – damit Werkstatt, Baustelle und Büro mit demselben Stand arbeiten.

Kundenkommunikation, Termine, Formulare, Gesprächsnotizen und Aufgaben laufen zusammen. Kalkulation, Materialwirtschaft, Aufmaß und Handwerkerauftrag bleiben in den vorhandenen Fachsystemen. eRechnungen lassen sich aus freigegebenen Rechnungsangaben vorbereiten und direkt an den vorgesehenen Empfänger versenden.
Ergänzt Handwerkersoftware und Warenwirtschaft um den durchgängigen Kundenkontakt.
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Diese Verbindungen werden nur dort eingerichtet, wo sie technisch vorgesehen und aus Datenschutzgründen zulässig sind. Umfang und übertragene Daten richten sich nach Unternehmen und Anwendungsfall.
Outlook
Google Kalender
Microsoft Teams
Make
Zapier
n8n
- und weitere
Wenn das Team vor Ort ein Detail klärt, muss das Büro beim Rückruf genau daran anknüpfen können – nicht erst den Monteur suchen.
Zwischen Einsatzort und Büro.
Anfragen aufnehmen. Absprachen weitergeben. Folgearbeiten im Blick behalten.
Die Hände voll. Die Anfrage trotzdem aufgenommen.
Während du vor Ort arbeitest, nimmt kaya telefonische Anliegen auf. Kundenwünsche und Termine bleiben für die Vorbereitung des nächsten Einsatzes zusammen.
Büro und Team vor Ort wissen dasselbe.
Absprachen, Unterlagen und Aufgaben sind auch unterwegs nutzbar. Das spart Rückfragen und erleichtert die Nachbereitung zwischen zwei Einsätzen.
Workspace.
Morgens ist klar, welche Rückfragen vor dem ersten Einsatz offen sind.
Termine, Kundenanliegen, fehlende Unterlagen und Teamaufgaben stehen für Büro und Außenteam gemeinsam bereit.

Büro und Außenteam auf demselben Stand.
Offene Kundenpunkte, Termine und Zuständigkeiten werden sichtbar, während Material, Kalkulation und Auftragsfortschritt in der Handwerkersoftware bleiben.
Für deine Kundinnen und Kunden.

Vorgänge
Anfrage und vereinbarte nächste Schritte nachvollziehen.
kMusterunternehmenaktiv
Vorgangsplan
Umsetzung
83%Self Check-in
Zum Vor-Ort-Termin unkompliziert einchecken.
Heute09:40
12
Juli
BeratungMusterunternehmen
Besprechungsraum 2Check-in bereit
Besichtigung oder Beratung passend zum Anliegen anfragen.

Kunden-Chat
Rückfragen sicher mit Büro oder Fachteam klären.

Signatur
Vereinbarungen und Freigaben mobil unterschreiben.

Dokumente
Unterlagen und Hinweise geschützt empfangen.

Fragebögen
Objektangaben und Bilder vorab übermitteln.
Formular72%
Fragebogen
Bedarfsanalyse
Welche Leistung?
Beratung & ServiceBevorzugter Kontakt?
Per E-MailBereit zum Senden
Mehrere Profile
Mehrere Objekte oder betreute Profile geordnet erreichen.

Für Büro, Werkstatt und Außenteam.

Kalender
Einsätze und Änderungen mobil einsehen.

Chats
Kundenbezogene Absprachen sicher teilen.
Terminbuchung
Termine direkt mit Kunden vereinbaren.
Kunde09:40
MS
Mara Schulz
Beratung buchenHeute
Raum
Meetingraum 2Termin vorbereitet
Transkription
Vor-Ort-Absprachen unmittelbar aufnehmen.

Aufgaben
Rückfragen und Folgeaufgaben klar verteilen.
Heute
Nächste Aufgabe
Angebot prüfenKundenservice
Rückmeldung bestätigtProjektleitung
Dokument freigebenTeam
Raum 2 vorbereitenTeam ist informiert
Arbeitszeit
Arbeitszeiten unterwegs erfassen.
Abwesenheiten
Urlaub und Abwesenheiten transparent planen.

Räume
Einsatzorte räumlich überblicken.


Bei kaya arbeiten wir direkt mit den Unternehmen zusammen, die unser Produkt nutzen, und entwickeln gemeinsam die Zukunft digitaler Arbeitsabläufe.
Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,
Mit kaya bauen wir Software für Menschen, die Verantwortung tragen, damit du im Alltag mehr Zeit für deine Kunden, dein Team und deine eigentliche Arbeit gewinnst.
Die besten digitalen Abläufe entstehen für uns gemeinsam mit den Menschen, die sie jeden Tag nutzen. Deshalb arbeiten wir direkt mit Unternehmen zusammen, hören genau zu und entwickeln kaya entlang echter Anforderungen weiter.
Wir sind ein kleines, unabhängiges Entwicklerteam. Deine Rückmeldung landet nicht in einem anonymen Prozess, sondern bei den Menschen, die kaya bauen und jeden Tag verbessern. So bleiben Entscheidungen schnell, Wege kurz und Zusammenarbeit persönlich.
Der Markt für KI und Software entwickelt sich schnell. Wir sehen darin viele Möglichkeiten, folgen aber nicht jedem kurzfristigen Trend. Wir möchten Technologie schaffen, die verständlich, kontrollierbar und dauerhaft hilfreich bleibt.
Ein gutes Produkt und ein respektvoller Umgang gehören für uns zusammen. Wenn du kaya nutzt, sollst du wissen, wer dahintersteht, wen du erreichst und dass wir gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die zu deinem Unternehmen passt.

Compliance, Datenschutz & Sicherheit
Strukturiert dokumentiert
kaya dokumentiert Datenschutz, Sicherheit und organisatorische Verantwortung strukturiert und nachvollziehbar. Die relevanten Konzepte und Nachweise werden abhängig vom eingesetzten Leistungsumfang bereitgestellt.
Für sensible Daten entwickelt
kaya wurde ursprünglich für den besonders sensiblen Gesundheits- und Therapiekontext entwickelt. Dieser hohe Anspruch bildet heute die Grundlage für den Einsatz in allen Branchen, in denen Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten besonders geschützt werden müssen.
Nachweise und Konzepte
Kaya verfügt über eine strukturierte Compliance-Dokumentation für Datenschutz, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Hosting, Informationssicherheit, Lieferkette, Notfallmanagement sowie operative Betriebsprozesse. Kunden erhalten die für ihren konkreten Einsatz relevanten Unterlagen im Rahmen der Vertragsunterlagen, des Adminbereichs oder auf Anfrage.
Verantwortung auf allen Ebenen
Der Sicherheitsanspruch von kaya stammt aus der Medizin. Das System wurde für Gesundheits- und Behandlungsdaten konzipiert und kann deshalb auch in anderen datensensiblen Bereichen eingesetzt werden. Fachliche Unternehmensdaten werden in getrennten, der jeweiligen Organisation zugeordneten Instanzen verarbeitet. Zentrale Konto- und Betriebsdienste bleiben von Kunden-, Vorgangs- und Dokumentdaten getrennt.
Zum Schutz sensibler Daten setzt kaya auf verschlüsselte Übertragung, mehrstufige Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen sowie feld- und objektbezogene Schutzmechanismen. Betriebs-, Support- und Administrationszugriffe sind technisch und organisatorisch begrenzt.
KI-Funktionen werden dokumentiert, gekennzeichnet und entlang der relevanten Anforderungen des EU AI Act geprüft. KI kann vorstrukturieren, das Team entscheidet. Sensible Fach- und Kundendaten werden nicht zentral in einer gemeinsamen trainity-Cloud gespeichert.
KI- und Sprachverarbeitung sensibler Inhalte erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland. Unternehmensdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Externe öffentliche KI-Dienste sind kein Standardpfad für sensible Daten.
Die Menschen hinter kaya
Technologie, Vertrieb und Erfahrung aus sensiblen Arbeitsbereichen – gemeinsam entwickelt.

Kimon Schulz
Inhaber & Geschäftsführer · trainity GmbH
Systemarchitektur
Medizinisch geprägt, führte Kimons Weg vom deutschlandweiten Dentalimplantatvertrieb und der Begleitung und Schulung implantologischer Eingriffe zur Gründung der trainity GmbH und zur Entwicklung von kaya.
+49 178 2117211kimon@mykaya.de
Tim Krey
Head of Dr. Krey Digital
Vertrieb & wissenschaftliche Perspektive
Aufgewachsen in einer Medizinerfamilie in vierter Generation kennt Tim sowohl die Mitarbeiter- als auch die Geschäftsführerperspektive im Praxisalltag. Dieses Verständnis bringt er in den Generalvertrieb von kaya durch die Dr. Krey eG ein.
+49 175 3487767tim@kreydigital.de
Dr. Torsten Krey
Vorstand · Dr. Krey eG
Kieferorthopädische Fachpraxis Dr. Torsten Krey & Dr. Johanna Franke
Als Kieferorthopäde mit drei Praxisstandorten kennt Dr. Torsten Krey die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Praxisalltags aus erster Hand. Seine Erfahrung und die genossenschaftliche Perspektive der Dr. Krey eG ergänzen kaya um das, was im täglichen Praxisbetrieb wirklich zählt.
info@kreydigital.deMehr für den Handwerksalltag
Rückruf, Vor-Ort-Termin, Klärung. Nichts bleibt am Zettel hängen.

Büro und Außenteam sprechen mit demselben Kundenstand.
Büro und Außenteam sprechen mit demselben Kundenstand.
Anfragen annehmen, während der Betrieb arbeitet.
Die Telefon-KI erfasst Ort, Anlass und Rückrufweg und stellt die Informationen dem Büro bereit.
Fachliche Diagnose, Aufwand, Preis und verbindliche Terminbestätigung bleiben beim Meister- und Planungsteam.
Die Telefon-KI nimmt Anliegen auf; Diagnose, Preis und Einsatzzusage bleiben beim Fachbetrieb.
Vor-Ort-Absprachen festhalten, bevor das nächste Projekt beginnt.

