
NEUDen digitalen Kunden- und Produktionskontakt entdecken
Mehr Raum für Ideen. Weniger Suche nach dem letzten Feedback.
kaya verbindet Briefings, Abstimmungstermine, Freigaben und Teamaufgaben für Sonstige – damit Kreation, Beratung und Produktion mit derselben Vereinbarung arbeiten.

Kontakte, Kommunikation, Formulare, Gesprächsentwürfe und Aufgaben greifen ineinander. Asset-Verwaltung, Produktionsplanung, Zeit- und Projektkalkulation sowie Veröffentlichung bleiben in den spezialisierten Kreativ- und Projektwerkzeugen. eRechnungen lassen sich aus freigegebenen Rechnungsangaben vorbereiten und direkt an den vorgesehenen Empfänger versenden.
Ergänzt Projekt-, Asset- und Produktionstools um den zusammenhängenden Kundenkontakt.
i
Diese Verbindungen werden nur dort eingerichtet, wo sie technisch vorgesehen und aus Datenschutzgründen zulässig sind. Umfang und übertragene Daten richten sich nach Unternehmen und Anwendungsfall.
Outlook
Google Kalender
Microsoft Teams
Make
Zapier
n8n
- und weitere
Feedback wird erst produktiv, wenn klar ist, auf welche Fassung es sich bezieht, was entschieden wurde und wer den nächsten Schritt übernimmt.
Kreative Arbeit braucht klare Absprachen.
Briefings schärfen. Feedback sichern. Freigaben nachvollziehbar machen.
Das Briefing bleibt für alle greifbar.
Kundenwünsche, Gesprächsnotizen und Unterlagen liegen zusammen. Ob Agentur, Studio oder Produktion: Dein Team kann an gemeinsame Absprachen anknüpfen.
Aus Feedback wird der nächste Arbeitsschritt.
kaya verbindet Rückmeldungen mit konkreten Aufgaben und Zuständigkeiten. Termine und Nachbesprechungen bleiben dabei im Blick.
Workspace.
Der Tag beginnt mit Produktionen, Kundenterminen und offenen Freigaben.
Briefings, Rückrufe, fehlende Inhalte und Teamaufgaben stehen für Beratung, Kreation und Produktion gemeinsam bereit.

Projektkommunikation aus dem echten Verlauf steuern.
Offene Briefings, Reviews und Freigaben werden sichtbar; Dateien, Versionen, Budgets und Veröffentlichung bleiben in den Kreativ- und Produktionssystemen.
Für deine Kunden und Projektpartner.

Vorgänge
Briefing und vereinbarte nächste Schritte im Blick.
kMusterunternehmenaktiv
Vorgangsplan
Umsetzung
83%Self Check-in
Zu Workshops, Shootings oder Reviews einchecken.
Heute09:40
12
Juli
BeratungMusterunternehmen
Besprechungsraum 2Check-in bereit
Abstimmungstermine passend zur Projektphase anfragen.

Kunden-Chat
Feedback sicher mit dem zuständigen Team klären.

Signatur
Freigegebene Vereinbarungen mobil unterschreiben.

Dokumente
Unterlagen und Informationen geschützt empfangen.

Fragebögen
Briefingangaben vorab strukturiert übermitteln.
Formular72%
Fragebogen
Bedarfsanalyse
Welche Leistung?
Beratung & ServiceBevorzugter Kontakt?
Per E-MailBereit zum Senden
Mehrere Profile
Mehrere Ansprechpartner eines Projekts geordnet begleiten.

Für Beratung, Kreation und Produktion.

Kalender
Produktionen und Änderungen mobil sehen.

Chats
Projektbezogene Abstimmung sicher führen.
Terminbuchung
Termine direkt mit Kunden vereinbaren.
Kunde09:40
MS
Mara Schulz
Beratung buchenHeute
Raum
Meetingraum 2Termin vorbereitet
Transkription
Briefings und Reviews unmittelbar aufnehmen.

Aufgaben
Feedback und Aufgaben klar verteilen.
Heute
Nächste Aufgabe
Angebot prüfenKundenservice
Rückmeldung bestätigtProjektleitung
Dokument freigebenTeam
Raum 2 vorbereitenTeam ist informiert
Arbeitszeit
Arbeitszeiten mobil erfassen.
Abwesenheiten
Abwesenheiten transparent abstimmen.

Räume
Locations und Kundenstandorte einordnen.


Bei kaya arbeiten wir direkt mit den Unternehmen zusammen, die unser Produkt nutzen, und entwickeln gemeinsam die Zukunft digitaler Arbeitsabläufe.
Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,
Mit kaya bauen wir Software für Menschen, die Verantwortung tragen, damit du im Alltag mehr Zeit für deine Kunden, dein Team und deine eigentliche Arbeit gewinnst.
Die besten digitalen Abläufe entstehen für uns gemeinsam mit den Menschen, die sie jeden Tag nutzen. Deshalb arbeiten wir direkt mit Unternehmen zusammen, hören genau zu und entwickeln kaya entlang echter Anforderungen weiter.
Wir sind ein kleines, unabhängiges Entwicklerteam. Deine Rückmeldung landet nicht in einem anonymen Prozess, sondern bei den Menschen, die kaya bauen und jeden Tag verbessern. So bleiben Entscheidungen schnell, Wege kurz und Zusammenarbeit persönlich.
Der Markt für KI und Software entwickelt sich schnell. Wir sehen darin viele Möglichkeiten, folgen aber nicht jedem kurzfristigen Trend. Wir möchten Technologie schaffen, die verständlich, kontrollierbar und dauerhaft hilfreich bleibt.
Ein gutes Produkt und ein respektvoller Umgang gehören für uns zusammen. Wenn du kaya nutzt, sollst du wissen, wer dahintersteht, wen du erreichst und dass wir gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die zu deinem Unternehmen passt.

Compliance, Datenschutz & Sicherheit
Strukturiert dokumentiert
kaya dokumentiert Datenschutz, Sicherheit und organisatorische Verantwortung strukturiert und nachvollziehbar. Die relevanten Konzepte und Nachweise werden abhängig vom eingesetzten Leistungsumfang bereitgestellt.
Für sensible Daten entwickelt
kaya wurde ursprünglich für den besonders sensiblen Gesundheits- und Therapiekontext entwickelt. Dieser hohe Anspruch bildet heute die Grundlage für den Einsatz in allen Branchen, in denen Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten besonders geschützt werden müssen.
Nachweise und Konzepte
Kaya verfügt über eine strukturierte Compliance-Dokumentation für Datenschutz, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Hosting, Informationssicherheit, Lieferkette, Notfallmanagement sowie operative Betriebsprozesse. Kunden erhalten die für ihren konkreten Einsatz relevanten Unterlagen im Rahmen der Vertragsunterlagen, des Adminbereichs oder auf Anfrage.
Verantwortung auf allen Ebenen
Der Sicherheitsanspruch von kaya stammt aus der Medizin. Das System wurde für Gesundheits- und Behandlungsdaten konzipiert und kann deshalb auch in anderen datensensiblen Bereichen eingesetzt werden. Fachliche Unternehmensdaten werden in getrennten, der jeweiligen Organisation zugeordneten Instanzen verarbeitet. Zentrale Konto- und Betriebsdienste bleiben von Kunden-, Vorgangs- und Dokumentdaten getrennt.
Zum Schutz sensibler Daten setzt kaya auf verschlüsselte Übertragung, mehrstufige Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen sowie feld- und objektbezogene Schutzmechanismen. Betriebs-, Support- und Administrationszugriffe sind technisch und organisatorisch begrenzt.
KI-Funktionen werden dokumentiert, gekennzeichnet und entlang der relevanten Anforderungen des EU AI Act geprüft. KI kann vorstrukturieren, das Team entscheidet. Sensible Fach- und Kundendaten werden nicht zentral in einer gemeinsamen trainity-Cloud gespeichert.
KI- und Sprachverarbeitung sensibler Inhalte erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland. Unternehmensdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Externe öffentliche KI-Dienste sind kein Standardpfad für sensible Daten.
Die Menschen hinter kaya
Technologie, Vertrieb und Erfahrung aus sensiblen Arbeitsbereichen – gemeinsam entwickelt.

Kimon Schulz
Inhaber & Geschäftsführer · trainity GmbH
Systemarchitektur
Medizinisch geprägt, führte Kimons Weg vom deutschlandweiten Dentalimplantatvertrieb und der Begleitung und Schulung implantologischer Eingriffe zur Gründung der trainity GmbH und zur Entwicklung von kaya.
+49 178 2117211kimon@mykaya.de
Tim Krey
Head of Dr. Krey Digital
Vertrieb & wissenschaftliche Perspektive
Aufgewachsen in einer Medizinerfamilie in vierter Generation kennt Tim sowohl die Mitarbeiter- als auch die Geschäftsführerperspektive im Praxisalltag. Dieses Verständnis bringt er in den Generalvertrieb von kaya durch die Dr. Krey eG ein.
+49 175 3487767tim@kreydigital.de
Dr. Torsten Krey
Vorstand · Dr. Krey eG
Kieferorthopädische Fachpraxis Dr. Torsten Krey & Dr. Johanna Franke
Als Kieferorthopäde mit drei Praxisstandorten kennt Dr. Torsten Krey die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Praxisalltags aus erster Hand. Seine Erfahrung und die genossenschaftliche Perspektive der Dr. Krey eG ergänzen kaya um das, was im täglichen Praxisbetrieb wirklich zählt.
info@kreydigital.deMehr für kreative Zusammenarbeit
Briefing, Feedback, Freigabe. Mit klarer Zuständigkeit.

Kundenfeedback im richtigen Projektkontext.
Kundenfeedback im richtigen Projektkontext.
Projektanfragen aufnehmen, während die Produktion läuft.
Die Telefon-KI erfasst Format, Anlass und Rückrufweg und bereitet die Übergabe an Beratung oder Produktion vor.
Kreatividee, Budget, Nutzungsrechte, Aufwand und verbindliche Zusage bleiben beim verantwortlichen Team.
Anfragen werden geordnet übergeben; Idee, Rechte, Budget und Zusage bleiben beim Projektteam.
Briefings und Reviews festhalten, bevor Nuancen verloren gehen.

