
NEUDen digitalen Veranstaltungs- und Gästekontakt entdecken
Mehr Freiraum für das Erlebnis. Weniger Chaos in der Abstimmung.
kaya verbindet Anfragen, Ortsbegehungen, Briefings und Teamaufgaben für Kulturbetrieb – damit Auftraggeber, Produktion und Gäste die richtigen Informationen erhalten.

Kommunikation, Termine, Formulare, Gesprächsentwürfe und Aufgaben greifen ineinander. Ticketing, Saalplan, Produktionskalkulation, Rechteklärung und technische Veranstaltungsplanung bleiben in den spezialisierten Systemen. eRechnungen lassen sich aus freigegebenen Rechnungsangaben vorbereiten und direkt an den vorgesehenen Empfänger versenden.
Ergänzt Ticketing, Produktions- und Projekttools um den durchgängigen Kontakt.
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Diese Verbindungen werden nur dort eingerichtet, wo sie technisch vorgesehen und aus Datenschutzgründen zulässig sind. Umfang und übertragene Daten richten sich nach Unternehmen und Anwendungsfall.
Outlook
Google Kalender
Microsoft Teams
Make
Zapier
n8n
- und weitere
Je näher der Veranstaltungstag rückt, desto wichtiger ist ein gemeinsamer bestätigter Stand – nicht noch eine weitere Version in einem einzelnen Postfach.
Vom ersten Briefing bis zur letzten Übergabe.
Anfragen verstehen. Beteiligte verbinden. Änderungen verlässlich weitergeben.
Von der ersten Anfrage zu einer klaren Vorbereitung.
kaya verbindet Kundenwünsche, Planungsgespräche und Dokumente. Dein Team kann gemeinsam an den Absprachen weiterarbeiten.
Änderungen werden zu konkreten nächsten Schritten.
Aufgaben und Termine erhalten klare Zuständigkeiten. Auch bei vielen Beteiligten bleiben die Vorbereitung und Nachbereitung nachvollziehbar.
Workspace.
Der Tag beginnt mit Produktionen und offenen Abstimmungen.
Anfragen, Rückrufe, Begehungen, fehlende Angaben und Teamaufgaben stehen gemeinsam bereit.

Veranstaltungsorganisation aus dem echten Ablauf steuern.
Offene Briefings, Termine und Aufgaben werden sichtbar; Ticketing, Technik, Rechte, Budget und Produktionsplanung bleiben in den spezialisierten Systemen.
Für Auftraggeber, Gäste und Mitwirkende.

Vorgänge
Ablaufinformationen und nächste Schritte im Blick.
kMusterunternehmenaktiv
Vorgangsplan
Umsetzung
83%Self Check-in
Zu Begehung, Einlass oder Besprechung einchecken.
Heute09:40
12
Juli
BeratungMusterunternehmen
Besprechungsraum 2Check-in bereit
Abstimmungstermine passend zum Anlass anfragen.

Kunden-Chat
Rückfragen sicher mit dem zuständigen Team klären.

Signatur
Freigegebene Vereinbarungen mobil unterschreiben.

Dokumente
Unterlagen und Hinweise geschützt empfangen.

Fragebögen
Briefingangaben vorab strukturiert übermitteln.
Formular72%
Fragebogen
Bedarfsanalyse
Welche Leistung?
Beratung & ServiceBevorzugter Kontakt?
Per E-MailBereit zum Senden
Mehrere Profile
Mehrere Beteiligtenprofile geordnet begleiten.

Für Produktion, Gästeservice und Organisation.

Kalender
Begehungen und Einsätze mobil sehen.

Chats
Veranstaltungsbezogene Abstimmung sicher führen.
Terminbuchung
Termine direkt mit Beteiligten vereinbaren.
Kunde09:40
MS
Mara Schulz
Beratung buchenHeute
Raum
Meetingraum 2Termin vorbereitet
Transkription
Besprechungen unmittelbar aufnehmen.

Aufgaben
Änderungen und Aufgaben klar verteilen.
Heute
Nächste Aufgabe
Angebot prüfenKundenservice
Rückmeldung bestätigtProjektleitung
Dokument freigebenTeam
Raum 2 vorbereitenTeam ist informiert
Arbeitszeit
Arbeitszeiten mobil erfassen.
Abwesenheiten
Abwesenheiten transparent abstimmen.

Räume
Locations und Bereiche gemeinsam überblicken.


Bei kaya arbeiten wir direkt mit den Unternehmen zusammen, die unser Produkt nutzen, und entwickeln gemeinsam die Zukunft digitaler Arbeitsabläufe.
Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,
Mit kaya bauen wir Software für Menschen, die Verantwortung tragen, damit du im Alltag mehr Zeit für deine Kunden, dein Team und deine eigentliche Arbeit gewinnst.
Die besten digitalen Abläufe entstehen für uns gemeinsam mit den Menschen, die sie jeden Tag nutzen. Deshalb arbeiten wir direkt mit Unternehmen zusammen, hören genau zu und entwickeln kaya entlang echter Anforderungen weiter.
Wir sind ein kleines, unabhängiges Entwicklerteam. Deine Rückmeldung landet nicht in einem anonymen Prozess, sondern bei den Menschen, die kaya bauen und jeden Tag verbessern. So bleiben Entscheidungen schnell, Wege kurz und Zusammenarbeit persönlich.
Der Markt für KI und Software entwickelt sich schnell. Wir sehen darin viele Möglichkeiten, folgen aber nicht jedem kurzfristigen Trend. Wir möchten Technologie schaffen, die verständlich, kontrollierbar und dauerhaft hilfreich bleibt.
Ein gutes Produkt und ein respektvoller Umgang gehören für uns zusammen. Wenn du kaya nutzt, sollst du wissen, wer dahintersteht, wen du erreichst und dass wir gemeinsam an einer Lösung arbeiten, die zu deinem Unternehmen passt.

Compliance, Datenschutz & Sicherheit
Strukturiert dokumentiert
kaya dokumentiert Datenschutz, Sicherheit und organisatorische Verantwortung strukturiert und nachvollziehbar. Die relevanten Konzepte und Nachweise werden abhängig vom eingesetzten Leistungsumfang bereitgestellt.
Für sensible Daten entwickelt
kaya wurde ursprünglich für den besonders sensiblen Gesundheits- und Therapiekontext entwickelt. Dieser hohe Anspruch bildet heute die Grundlage für den Einsatz in allen Branchen, in denen Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten besonders geschützt werden müssen.
Nachweise und Konzepte
Kaya verfügt über eine strukturierte Compliance-Dokumentation für Datenschutz, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Hosting, Informationssicherheit, Lieferkette, Notfallmanagement sowie operative Betriebsprozesse. Kunden erhalten die für ihren konkreten Einsatz relevanten Unterlagen im Rahmen der Vertragsunterlagen, des Adminbereichs oder auf Anfrage.
Verantwortung auf allen Ebenen
Der Sicherheitsanspruch von kaya stammt aus der Medizin. Das System wurde für Gesundheits- und Behandlungsdaten konzipiert und kann deshalb auch in anderen datensensiblen Bereichen eingesetzt werden. Fachliche Unternehmensdaten werden in getrennten, der jeweiligen Organisation zugeordneten Instanzen verarbeitet. Zentrale Konto- und Betriebsdienste bleiben von Kunden-, Vorgangs- und Dokumentdaten getrennt.
Zum Schutz sensibler Daten setzt kaya auf verschlüsselte Übertragung, mehrstufige Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen sowie feld- und objektbezogene Schutzmechanismen. Betriebs-, Support- und Administrationszugriffe sind technisch und organisatorisch begrenzt.
KI-Funktionen werden dokumentiert, gekennzeichnet und entlang der relevanten Anforderungen des EU AI Act geprüft. KI kann vorstrukturieren, das Team entscheidet. Sensible Fach- und Kundendaten werden nicht zentral in einer gemeinsamen trainity-Cloud gespeichert.
KI- und Sprachverarbeitung sensibler Inhalte erfolgt im Standardbetrieb über kontrollierte Infrastruktur in Deutschland. Unternehmensdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Externe öffentliche KI-Dienste sind kein Standardpfad für sensible Daten.
Die Menschen hinter kaya
Technologie, Vertrieb und Erfahrung aus sensiblen Arbeitsbereichen – gemeinsam entwickelt.

Kimon Schulz
Inhaber & Geschäftsführer · trainity GmbH
Systemarchitektur
Medizinisch geprägt, führte Kimons Weg vom deutschlandweiten Dentalimplantatvertrieb und der Begleitung und Schulung implantologischer Eingriffe zur Gründung der trainity GmbH und zur Entwicklung von kaya.
+49 178 2117211kimon@mykaya.de
Tim Krey
Head of Dr. Krey Digital
Vertrieb & wissenschaftliche Perspektive
Aufgewachsen in einer Medizinerfamilie in vierter Generation kennt Tim sowohl die Mitarbeiter- als auch die Geschäftsführerperspektive im Praxisalltag. Dieses Verständnis bringt er in den Generalvertrieb von kaya durch die Dr. Krey eG ein.
+49 175 3487767tim@kreydigital.de
Dr. Torsten Krey
Vorstand · Dr. Krey eG
Kieferorthopädische Fachpraxis Dr. Torsten Krey & Dr. Johanna Franke
Als Kieferorthopäde mit drei Praxisstandorten kennt Dr. Torsten Krey die fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Praxisalltags aus erster Hand. Seine Erfahrung und die genossenschaftliche Perspektive der Dr. Krey eG ergänzen kaya um das, was im täglichen Praxisbetrieb wirklich zählt.
info@kreydigital.deMehr für Veranstaltungen
Briefing, Änderung, Freigabe. Mit klarer Zuständigkeit.

Beteiligte im richtigen Veranstaltungszusammenhang verbinden.
Beteiligte im richtigen Veranstaltungszusammenhang verbinden.
Anfragen aufnehmen, während Produktion und Betrieb weiterlaufen.
Die Telefon-KI erfasst Anlass, Größenordnung und Rückrufweg und übergibt an das zuständige Veranstaltungs- oder Kulturteam.
Verfügbarkeit, Budget, Rechte, technische Machbarkeit und verbindliche Zusage bleiben bei den verantwortlichen Menschen.
Anfragen werden geordnet übergeben; Verfügbarkeit, Rechte und Produktion bleiben beim Team.
Produktionsbesprechungen festhalten, bevor Versionen auseinanderlaufen.

